Visioconférence : comment l'utiliser pour améliorer sa productivité ?
La visioconférence a longtemps été réservée aux grandes organisations. Les petites entreprises qui n'avaient pas les ressources nécessaires pour déployer des équipements complexes et embaucher des experts techniques utilisaient d'autres formes de communication (comme l'audioconférence ou la messagerie instantanée).
Mais la visioconférence, parfois appelée vidéoconférence ou abrégée en visio est maintenant devenue plus accessible et abordable (avec parfois une version gratuite !). Cette démocratisation est liée au développement continu de la voix sur IP ou VoIP, dont nous parlerons plus loin. De nos jours, vous pouvez déployer des solutions de visioconférence simplement et rapidement. Vous pouvez même transporter ce puissant outil de communication et de collaboration dans votre poche grâce à votre smartphone.
Découvrez en plus sur le fonctionnement de la visioconférence et comment vous pouvez l'utiliser pour améliorer la productivité de votre entreprise.
Que signifie visioconférence ?
La visioconférence est un type de réunion en ligne où deux personnes ou plus participent à un appel audiovisuel en direct. Avec une connexion internet puissante et une simple webcam, les participants peuvent se voir, s'entendre et se parler en temps réel. Ils échangent comme s'ils étaient en face-à-face même en étant éloignés de plusieurs milliers de kilomètres.
En entreprise, les collaborateurs utilisent généralement la vidéoconférence pour communiquer et collaborer à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Il suffit de configurer le matériel et les logiciels de visioconférences nécessaires pour tirer le meilleur parti de l'expérience.
Quels équipements pour organiser une visioconférence de qualité ?
La visioconférence rassemble un certain nombre de participants travaillant depuis différents endroits dans une salle de réunion virtuelle. Pour rendre cela possible, vous aurez besoin de :
- Une connexion internet stable (filaire ou Wifi)
- Un périphérique d'affichage vidéo (ordinateur portable, moniteur de bureau ou écran de télévision)
- Un ordinateur ou un téléphone de conférence
- Un ou plusieurs autres périphériques (webcam, microphone, casque, haut-parleur, etc.)
- Un logiciel de visioconférence
Certains bureaux disposent de salles de vidéoconférence dédiées où ils conservent des caméras et des écrans vidéo haute définition ainsi que des systèmes audio de haute qualité conçus spécifiquement pour les réunions et webinaires. Cela permet d'améliorer encore l'expérience, mais vous pouvez obtenir des appels vidéo de haute-qualité avec juste un ordinateur portable et le bon logiciel de visioconférence.
Quelle est la place de la vidéo dans le nouveau monde du travail ? Recrutement, collaboration, continuité et plus encore.
Quels sont les différents types de visioconférence ?
La visioconférence point-à-point
Dans la visioconférence point-à-point, il n'y a que deux participants qui communiquent en face-à-face et en temps réel depuis des lieux différents.
Exemples :
Un support client individuel
La plupart des entreprises actuelles s'organisent pour offrir des expériences client personnalisées. Avec le bon équipement et les logiciels adéquats, ils peuvent répondre aux préoccupations et aux demandes de renseignements en un instant. Avec l'appui de la vidéo, ils peuvent plus facilement identifier une panne ou mieux comprendre les besoins et attentes de leurs clients.
Un entretien d'embauche
Les employeurs peuvent accélérer le processus d'embauche en menant des entretiens d'embauche en ligne. Cette pratique est devenue courante, en particulier pour les entreprises qui proposent des emplois à distance.
La visioconférence multipoint
La visioconférence multipoint intègre trois participants ou plus ; c'est pourquoi on l'appelle aussi « visioconférence de groupe ». Ce mode de communication reste très différent de l'appel à trois, une fonctionnalité proposée avec de nombreux systèmes téléphoniques professionnels.
Avec la visioconférence multipoint, vous pouvez organiser ou rejoindre des réunions avec un grand nombre de participants. Ce mode de collaboration est idéal pour les entreprises avec plusieurs établissements ou des salariés en télétravail. Pour organiser une visioconférence multipoint de haute-qualité, un pont de conférence est utile.
Un pont de conférence est généralement un logiciel ou un matériel utilisé comme hub pour une grande conférence téléphonique. Il permet à différents groupes de personnes de rejoindre simultanément une même réunion en conservant un flux vidéo haute définition.
Il existe de nombreuses façons d'animer une vidéoconférence multipoint. Le plus souvent, l'organisation varie selon le nombre d'intervenants actifs dans la réunion (présentateur, invités, etc.) et le nombre total de participants.
Exemples :
Les réunions d'équipes
Les employés ont souvent besoin d'organiser des réunions inter et intra-équipes pour faire le point et atteindre leurs objectifs communs. Afin de voir correctement tous leurs collaborateurs, peu importe leur nombre et où ils se trouvent, ils doivent pouvoir utiliser des caméras de haute qualité. Idéalement, ils doivent aussi disposer d'un microphone d'extension pour s'assurer que le son est clair et audible pour tout le monde.
Les webinaires
Un webinaire ou webinar est une présentation en ligne qui vise à transmettre des connaissances et informations aux participants. Contrairement aux réunions d'équipes, qui sont des discussions ouvertes, les webinaires mettent l'accent sur l'orateur ou l'animateur. Les entreprises utilisent généralement ce format pour les lancements de produits et les démonstrations.
Comment fonctionne la visioconférence ?
La visioconférence est alimentée par la VoIP, une technologie qui permet les communications vocales sur Internet. Afin de transférer des signaux audio et vidéo entre deux emplacements, la VoIP s'appuie sur des algorithmes spéciaux appelés codecs (codeur-décodeur).
La compression de données (codage)
Imaginez qu'une réunion vidéo est en cours. La caméra capture les signaux vidéo analogiques et, lorsque quelqu'un parle, le microphone capture ses signaux audio. La VoIP transforme alors ces signaux en paquets de données pouvant être transportés sur le réseau Internet.
Le transfert de données et décompression (décodage)
Les paquets de données voyagent sur Internet. Lorsqu'ils atteignent leur destination, ils sont de nouveau transformés en signaux vidéo et audio analogiques pour que les participants de l'autre côté puissent les voir et les entendre.
Les solutions de visioconférence intègrent généralement une annulation d'écho pour éliminer les retards et décalages sonores. De cette façon, l'audio et la vidéo restent synchronisés. Selon le fournisseur que vous choisissez, vous constaterez qu'il existe de nombreuses autres fonctionnalités qui font de la vidéoconférence un des meilleurs outils commerciaux.
Quelles sont les principales fonctionnalités des logiciels de visioconférence ?
Les services de visioconférence comportent une multitude de fonctionnalités pour offrir une expérience de réunion en ligne de haute qualité. Voici quelques-unes des plus intéressantes et utiles :
Lors d’une vidéoconférence, vous pouvez partager visuellement et en temps réel des documents, des présentations ou faire un zoom sur une image ou un fichier.
Lorsque toute l'équipe a accès aux mêmes informations, en même temps, elle peut réfléchir plus efficacement et décider plus rapidement en groupe. Certaines applications permettent uniquement à l'hôte de partager son écran tandis que d'autres autorisent n'importe quel participant à le faire.
Parfois, vous devrez peut-être annoter en direct sur un écran partagé. Avec RingCentral Video, vous pourrez faire des annotations simultanées.
Certaines applications autorisent uniquement l'hôte à annoter, mais l'annotation simultanée avec d'autres participants facilite les échanges d'idées. À la manière d'un tableau blanc collaboratif, les annotations simultanées favorisent le brainstorming.
Si vous voulez poser une question sans interrompre le présentateur, vous pouvez utiliser le chat intégré aux outils de visioconférence.
La plupart des applications proposent des options de discussion privée ou de groupe et permettent de sauvegarder les journaux de discussion.
Envoyez en toute sécurité des fichiers à l'un des participants lors d'un appel vidéo. Si vous devez transférer un document ou un enregistrement vidéo ou audio pendant la réunion, vous pouvez le faire sans recourir à une solution tierce.
Enregistrez des réunions vidéo pour une diffusion ultérieure. Vous pourrez ainsi envoyer une rediffusion aux invités qui ont manqué la réunion afin qu'ils prennent connaissance des informations.
Si vous présentez un service ou un produit vous pourrez aussi diffuser votre vidéo sur internet et les réseaux sociaux.
Changez de périphérique en toute transparence au milieu d'un appel. Vous pouvez démarrer une visioconférence à l'aide de votre ordinateur de bureau et passer à votre téléphone mobile lorsque vous vous dirigez vers la salle de pause, sans jamais avoir à interrompre la réunion.
Lorsqu'une réunion en personne n'est pas possible, la vidéoconférence est la meilleure solution. Attention cependant, toutes les solutions de visioconférence n'offrent pas les mêmes options ni services.
Par exemple, des logiciels grand public peuvent être téléchargés gratuitement sur Internet. Cependant, ces applications ne disposent pas de toutes les fonctionnalités dont les entreprises ont besoin. Vous ne bénéficierez donc pas de tous les avantages d'une technologie de visioconférence de qualité professionnelle.
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Comment la visioconférence améliore-t-elle la productivité ?
La visioconférence apporte de nombreux avantages par rapport à l'audioconférence et aux autres modes de communication. En entreprise elle permet de renforcer la productivité grâce à :
Des décisions plus rapides
Les logiciels de visioconférence sont généralement fournis avec des fonctionnalités de partage d'écran, de transfert de fichiers, de discussion de groupe et d'autres outils de travail collaboratif. Rien de tout cela n'est possible avec d'autres formes de communication comme l'audioconférence, les SMS ou les e-mails. Lorsque tout le monde est synchronisé, les prises de décisions sont plus éclairées, plus rapidement et le travail se fait plus efficacement.
Des conversations plus humaines
La composante visuelle humanise la conversation ce qui rend la vidéoconférence beaucoup plus attrayante et conviviale que d'autres formes de communication. La vidéo vous permet de voir le langage corporel et les expressions de vos interlocuteurs et d'adapter votre présentation à leurs réactions.
Une meilleure communication
Les humains traitent les données visuelles plus rapidement que le texte ou l'audio. Par rapport à une audioconférence, les participants à une réunion comprennent et conservent les informations plus efficacement lorsque la vidéo est mise en place. Les visuels peuvent également les aider à rester attentifs et concentrés sur la discussion.
Des réunions bien structurées
Les heures de début et de fin des vidéoconférences sont généralement prédéfinies. De cette façon, les participants ont moins de temps pour parler inutilement et sont plus susceptibles de se concentrer et se tenir à l'ordre du jour.
Un gain de temps et d'argent
Dans la plupart des cas, les objectifs d'une réunion en personne peuvent être atteints par une vidéoconférence. Entretiens d'embauche, webinaires, web conférence et réunions d'affaires, tout peut être organisé sans engendrer de frais de déplacements, sans avoir à réserver des salles de réunion et sans perdre de temps juste pour se rendre à un endroit spécifique à un moment précis.
De plus, les entreprises ont parfois besoin d'avoir des réunions importantes avec des partenaires d'autres régions du pays ou du monde. Grâce à la vidéoconférence, elles n'auront pas à coordonner et à payer les vols, l'hébergement et la nourriture (qui représentent des frais importants lors des réunions en personne).
Un excellent support pour le travail à distance
L'essor de la visioconférence a rendu le télétravail beaucoup plus accessible. Les entreprises ont désormais la possibilité d'avoir une main-d'œuvre complètement à distance. Elles peuvent fonctionner sans bureau physique et embaucher du personnel du monde entier. Même si vos collaborateurs travaillent depuis les États-Unis, la France, La Chine ou partout ailleurs dans le monde, ils peuvent toujours collaborer efficacement tout en maintenant des relations humaines et professionnelles. Les meilleurs outils de visioconférence leur permettent de participer aux réunions depuis n'importe quel appareil et système d'exploitation (Mac, Windows, Android, iOS, Linux, etc.).
Avec tous ces avantages, il est facile de voir que la visioconférence est la nouvelle salle de réunion moderne. Et si vous l'essayiez ?
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