Institut d’Ingénierie maritime
Pour le personnel de cette organisation maritime, la transition vers le travail à distance s'est faite en douceur.
Après avoir passé deux mois à essayer de configurer nos menus SVI, sans parvenir à les faire fonctionner, nous nous sommes dit : "C'est fini. Nous procédons à une mise à niveau.
Ronnie van de Laak
Chef des Opérations
On ne saurait trop insister sur l'importance des océans pour la survie de l'humanité. Et peu d'organisations ont fait plus pour soutenir la communauté marine mondiale que l'IMarEST.
Les océans jouent un rôle central dans le maintien de la vie sur notre planète. Ils alimentent la chaîne alimentaire, fournissent d'autres ressources naturelles vitales et régulent le climat mondial. Et parce qu'ils permettent la navigation qui relie les gens et les pays partout dans le monde, les océans facilitent 90% du commerce mondial. Étudier, protéger et préserver nos océans est une mission vitale pour l'humanité.
Depuis plus de 130 ans, l'Institute of Marine Engineering, Science and Technology (IMarEST) travaille à la réalisation de cette mission : veiller à ce que les océans et les mers du monde soient gérés et préservés pour le bien de l'humanité.
L'IMarEST est au service de plus de 18 000 ingénieurs, scientifiques et spécialistes des technologies marines, répartis dans plus de 120 pays. L'Institut offre à ses membres une reconnaissance professionnelle dans leur domaine, une formation et un développement continus, ainsi qu'un partage des connaissances avec des professionnels partageant les mêmes idées.
L'Institut joue également un rôle clé dans la communauté maritime mondiale, par exemple en tant que membre consultant de l'Organisation maritime internationale (OMI) des Nations unies, où les membres de l'IMarEST apportent leurs connaissances pour contribuer à l'élaboration du droit maritime. L'IMarEST contribue également à faire en sorte que les programmes universitaires dans le domaine maritime répondent à des normes élevées, en offrant des services d'accréditation pour les cours universitaires liés à la mer dans le monde entier.
Mais alors que les confinements dûs à la COVID-19 semblaient de plus en plus inévitables au Royaume-Uni, l'IMarEST craignait qu'une grande partie de son travail ne soit temporairement compromise, car son système téléphonique n'était pas conçu pour prendre en charge une main-d'œuvre à distance.
Un système téléphonique ancien qui faisait tanguer le navire
En fait, l'équipe technique de l'IMarEST envisageait de mettre à niveau son infrastructure téléphonique depuis un certain temps avant la pandémie. Les lacunes de son ancien système sur site ont créé des problèmes opérationnels que l'organisation avait du mal à surmonter.
"Le premier problème était le back-end administratif du système", se souvient Ronnie van de Laak, chef des opérations de l'IMarEST. "Il était devenu trop obsolète et trop compliqué à mettre à jour pour répondre à nos besoins. Nous ne pouvions pas faire la plupart des choses en interne - nous devions passer par notre fournisseur pour des choses qui sont aujourd'hui considérées comme standard".
Le deuxième problème était que le système téléphonique avait des fonctionnalités très limitées. Comme le dit Ronnie : "Il s'agissait en fait d'un ensemble de téléphones avec des fonctions de base et pas grand chose d'autre". Cela signifiait, par exemple, que l'IMarEST devait s'inscrire auprès d'un autre fournisseur pour le service de visioconférence. "Nous avons eu du mal à mettre en place un menu de bienvenue automatisé pour les appelants, et si nous voulions utiliser l'application de l'appareil, nous ne pouvions pas la déployer nous-mêmes et il y avait tout simplement trop d'étapes à franchir pour l'installer.”
Le fait d'avoir l'application RingCentral sur nos téléphones et nos ordinateurs à la maison a vraiment fait la différence pour nous permettre de communiquer et de collaborer pendant les confinements.
Ronnie van de Laak
Chef des Opérations
SECTEUR D’ACTIVITÉS
Éducation, Non lucratif
SIÈGE SOCIAL
Londres, Royaume-Uni
ANNÉE DE CRÉATION
1889
EFFECTIFS
30
Un déploiement limité fournit la solution pour le reste de l'organisation
Heureusement, Ronnie venait d'achever une mise en œuvre très réussie de la solution de communication cloud de RingCentral au Marine Learning Alliance (MLA) College, dont l'IMarEST est partiellement propriétaire.
"Notre équipe MLA se trouve à Plymouth, mais j'ai pu facilement l'installer sur RingCentral même si j'étais à Singapour pendant toute la durée de la mise en œuvre", explique Ronnie. Ainsi, lorsque les confinements sont devenus imminents et que Ronnie a su que son personnel aurait besoin de communications cloud pour rester connecté depuis son domicile, il disposait déjà d'une solution qui s'était avérée capable d'un déploiement rapide et sans heurts. "RingCentral était un choix évident.”
Les communications dans le cloud offrent un changement radical
Bien que la pandémie ait accéléré la date prévue par l'IMarEST pour migrer vers la solution de communication cloud de RingCentral, la transition s'est avérée tout aussi fluide et sans problème que le déploiement du MLA College.
Il n'a fallu que quelques jours à Ronnie pour configurer l'ensemble du personnel avec les services RingCentral et pour former tout le monde à l'utilisation de la plateforme tout-en-un pour le service téléphonique professionnel, la visioconférence et la messagerie d'équipe.
"En l'espace de trois jours, j'ai pu tout faire - le menu d'accueil, y compris les enregistrements vocaux, le routage de nos numéros existants vers RingCentral, en m'assurant que tout le monde avait les liens pour télécharger l'application RingCentral sur leurs téléphones et leurs ordinateurs, et en distribuant quelques brèves instructions sur la plateforme. Tout le monde a commencé à l'utiliser, sans aucun problème.