haysmacintyre
haysmacintyre, qui compte parmi les 25 plus grands cabinets comptables du Royaume-Uni, a beaucoup gagné en efficacité en intégrant RingCentral à Microsoft Teams
Un cabinet comptable de taille moyenne leader sur le marché
Le magazine Accountancy Age a classé haysmacintyre à la 24e place de son classement des 50 cabinets comptables britanniques ayant généré le plus d’honoraires au Royaume-Uni. Ce cabinet de comptables et conseillers fiscaux agréés, qui offre des services complets, a également reçu de nombreuses autres distinctions : il a été désigné « Cabinet de l’année » dans la catégorie des cabinets de taille moyenne par les British Accountancy Award et « Meilleur auditeur » par les HFM European Services Awards. Il a également remporté le prix de la « Meilleure fourniture d’informations aux clients » des Managing Partners’ Forum Awards 2021.
haysmacintyre est un membre fondateur de la MSI Global Alliance, une alliance de cabinets juridiques et comptables indépendants, ce qui signifie que le cabinet peut continuer de conseiller des entreprises, des associations caritatives, des organisations à but non lucratif et des particuliers au fur et à mesure de leur expansion à l’internationale.
La téléphonie était le chaînon manquant d’un environnement efficace de communications unifiées
haysmacintyre a toujours adopté une approche pionnière en matière de technologie. Il y a des années, bien avant ses concurrents, le cabinet a migré toutes ses équipes vers une solution unifiée offrant téléphonie cloud, réunions et messagerie d’équipe. L’équipe de direction du cabinet a également commencé à envisager un modèle de travail hybride plus mobile, et ce, des années avant le COVID.
« En principe, nous avions l’adhésion de tous pour la migration », se souvient le CIO, Simon Bulleyment. « Cependant, la solution elle-même, un grand nom en qui nous avions confiance, n’était tout simplement pas à la hauteur de nos besoins. J’étais content que nous ne soyons plus dépendants de nos téléphones de bureau et de nos lignes fixes. Mais pour donner à notre personnel une téléphonie fiable, quel que soit le lieu, il nous fallait un meilleur système. »
Après bien des difficultés pour faire fonctionner la solution précédente, Simon Bulleyment et son équipe ont consulté CDW, le partenaire informatique de longue date du cabinet haysmacintyre, qui a recommandé Microsoft Teams. « C’était un très bon conseil, dit-il, l’environnement Teams fonctionnait bien mieux pour les réunions, la messagerie et même les appels internes. Mais pour les appels téléphoniques externes, l’élément clé pour rester en lien avec nos clients et les démarcher, nous nous servions de l’ancien système. »
Créer une solution véritablement unifiée : intégrer RingCentral à Teams
Simon Bulleyment se souvient que la dernière pièce du puzzle a été trouvée quand CDW a recommandé RingCentral, plus particulièrement l’intégration de la fonctionnalité de téléphonie cloud de RingCentral directement dans l’environnement Microsoft Teams que les collaborateurs et les associés de haysmacintyre utilisaient déjà.
« Nous avons fait des recherches de notre côté et avons rapidement compris pourquoi RingCentral était la meilleure solution. L’entreprise compte de grands noms parmi ses clients internationaux et tout ce que nous avons entendu et lu suggérait que RingCentral offrait une assistance inégalée et considérait vraiment ses clients comme des partenaires. En outre, RingCentral se situe au sommet du Magic Quadrant de Gartner pour les communications unifiées et ses accords de niveau de service de 99,999 % est le plus élevé du secteur. »
Quand haysmacintyre a choisi RingCentral, l’équipe de Simon Bulleyment a déployé l’intégration (PBX Cloud De RingCentral pour Microsoft Teams) qui permet aux collaborateurs de passer et de recevoir des appels téléphoniques professionnels à l’aide de la fonction d’appels habituelle de Teams.
Les avantages substantiels d’une plateforme de communication cloud uniquement sur Teams
Simon Bulleyment explique que depuis l’intégration de RingCentral dans Teams, les collaborateurs et les associés de haysmacintyre ont constaté des améliorations significatives en termes de flux de travail.
« Avant RingCentral, tout le monde devait se servir de deux plateformes de communications, Teams et le système de téléphonie. Je sais que c’était pénible pour les équipes puisqu’on me demandait sans arrêt : « Simon, quand est-ce que nous pourrons passer des appels externes dans Teams ? » Maintenant, tout est inclus dans notre application Teams : la téléphonie cloud, la messagerie et les réunions. Nous pouvons même consulter la messagerie vocale dans l’environnement Teams, l’intégration est donc complète et cela facilite grandement les choses pour tout le monde. »
Parce que notre environnement de communication précédent s’appuyait sur un ensemble complexe de serveurs qui demandaient beaucoup de gestion, j’étais inquiet quant à notre capacité à évoluer. Avec RingCentral, ce n’est plus un problème. Nous avons un portail d’administration en ligne où nous pouvons facilement mettre à jour le système, comme ajouter des utilisateurs. Tout le reste se fait tout seul en arrière-plan.
Le cabinet a aussi bénéficié d’améliorations supplémentaires pour ses processus internes de communications grâce à l’intégration de Bridge Communications, partenaire de RingCentral. « Lorsque nos clients appellent, nous préférons qu’ils soient mis en communication avec une personne en chair et en os plutôt qu’avec un menu automatisé », explique Simon Bulleyment. « Nous avons par exemple ajouté Bridge Operator Console qui contribue grandement au routage intelligent des appels. »
« L’application s’articule parfaitement avec RingCentral et Teams. Quand notre réceptionniste parle avec un client et a besoin de transférer l’appel, elle est déjà dans Teams et peut voir le statut de disponibilité de chacun. Encore mieux, si un collaborateur n’est pas au bureau, elle peut voir son message d’absence qui précise souvent à qui s’adresser dans ce cas. »
Le plus important est peut-être que haysmacintyre dispose désormais d’une véritable plateforme de communications unifiées qui permet aux équipes de rester connectées et productives, où qu’elles soient. Contrairement à la solution précédente, la téléphonie n’est plus l’exception qui requiert une application séparée, ou pire, un téléphone fixe.
Suite aux confinements, nous déployons un modèle de travail hybride où les employés seront présents dans les bureaux une partie du temps ou sinon en télétravail, précise Simon Bulleyment. Le grand avantage de l’intégration de RingCentral à Teams est que la téléphonie professionnelle accompagne toujours nos équipes, où qu’elles soient. Avec RingCentral intégrée à notre environnement Teams, nous avons enfin une véritable solution SaaS de téléphonie utilisable quel que soit le lieu, et dont nous n’avons absolument jamais à nous soucier.