Dans cet article, nous aborderons les points suivants.
- Qu’est-ce qu’une salle de conférence
- Pourquoi est-il important de disposer d’une salle de conférence de qualité ?
- Salle de conférence: les 6 types d’aménagement
- Aménagement de salle de conférence: comment l’améliorer ?
Si le travail à distance a modifié nos lieux de travail, les salles de conférence traditionnelles restent nécessaires. Mais de nombreuses variables entrent en jeu dans ce type de salle. Si une salle de conférence réussie peut stimuler la productivité et améliorer la collaboration, une salle de conférence mal conçue peut avoir l’effet inverse.
Dans ce guide, nous aborderons tous les aspects fondamentaux d’une salle de conférence et la manière d’en créer une.
Qu’est-ce qu’une salle de conférence ?
Une salle de conférence est utilisée pour les conférences téléphoniques et les réunions de direction, ainsi que pour d’autres événements tels que les entretiens d’embauche. Elle comprend normalement de nombreux sièges, une grande table et divers autres équipements.
Côté matériel, pour l’organisation de conférences, il faudra compter sur des entreprises telles que Logitech, Poly et Microsoft. Toutefois, le système d’exploitation Mac OS peut également prendre en charge la plupart des tâches dans ces espaces. Le matériel fonctionne en tandem avec des logiciels tels que Skype ou Zoom Rooms pour permettre la communication avec des participants à distance.
Une salle de conférence dispose généralement de son propre espace dans un environnement de bureau conventionnel, bien qu’une configuration similaire puisse être trouvée dans un bureau à espace ouvert (open space).
Les formats sont multiples et variés. Un centre de conférences peut ainsi se faire lieu de séminaire, d’événements d’entreprise ou encore de présentations professionnelles.
Pourquoi est-il important de disposer d’une salle de conférence de qualité ?
L’aménagement de salle de conférence est un sujet incontournable tant les décisions qui y sont prises sont importantes. Si une salle de conférence n’est pas assez confortable ou mal équipée, les activités comme les réunions ou les conversations entre les membres de l’équipe ne pourront pas se dérouler de manière optimale.
Si vous rencontrez un client dans une salle (même lors d’une réunion virtuelle), un espace de qualité fera toujours bonne impression. Une salle équipée pour d’autres usages (comme les présentations numériques, par exemple) peut vous aider à faire passer un message.
Une salle de conférence de qualité présente des avantages lorsque le personnel se réunit avec des collègues. Bien conçue, elle contribuera à créer une atmosphère positive, à inspirer la créativité et à améliorer les performances de l’entreprise.
Pour garantir le succès de vos événements d’affaires, la location de salle de conférence est
également une option, avec des tarifs de location de salle de conférence adaptés à vos besoins et à votre budget. En outre, la location d’espaces événementiels doit être complétée par une planification d’événements d’affaires méticuleuse pour assurer une expérience optimale à tous les participants.
Salle de conférence : les 6 types d’aménagement
Un bon point de départ pour déterminer l’agencement de votre salle de conférence est le nombre de participants que vous devez accueillir. L’observation des taux d’occupation fait partie des meilleures pratiques de gestion des salles de conférence, afin d’adapter l’agencement au nombre de participants.
La nature de vos événements est un autre facteur à prendre en compte ; si vous avez tendance à travailler en groupe, par exemple, certains styles conviendront mieux. Vous devrez également tenir compte de la technologie utilisée.
N’oubliez pas que toutes les bonnes salles de conférence présentent des points en commun. Elles doivent être confortables, car les participants y passeront beaucoup de temps. Elles doivent être silencieuses et permettre un certain degré d’intimité. Elles doivent également être équipées de tout le matériel nécessaire et permettre une certaine flexibilité dans leur utilisation, même si vous donnez la priorité à certains types d’événements. Vous pouvez ainsi garantir une expérience de réunion globalement positive.
1. Le style salle de réunion
C’est le type de salle le plus connu, avec sa longue table et les chaises qui l’entourent. En règle générale, ce type de salle peut accueillir environ deux douzaines de personnes à la fois.
Cette salle de réunion est idéale pour plusieurs raisons. Si votre réunion est axée sur l’ordre du jour ou un sujet facilement interactif, la salle de réunion peut s’y prêter. La salle de conférence est un bon choix car elle offre une bonne visibilité à tous les participants.
La salle de conférence convient également aux réunions plus courtes ou aux séances de brainstorming, grâce à la convivialité obtenue avec une telle configuration de la salle.
2. Le style carré creux
Ce style utilise quatre tables formant un carré ou un rectangle, avec un espace au milieu. Il est préférable de l’utiliser pour des groupes de personnes moins nombreux qu’en salle de conférence, en ne dépassant pas 20 participants.
Cette configuration est idéale pour les petits groupes de personnes ayant des tâches différentes. L’espace central accueille souvent une sorte de facilitateur ; de cette position, il peut facilement passer d’un groupe à l’autre et offrir son aide si nécessaire.
À l’inverse, le carré creux est un mauvais choix pour les participants à distance. Privilégiez plutôt les réunions physiques dans cette configuration de la salle.
3. Le style en U
Ici, les tables ou les bureaux sont disposés en forme de U. Comme la salle de réunion, le style en U peut accueillir environ deux douzaines de personnes à la fois, et il laisse de l’espace pour la prise de notes, la conversation et d’autres activités.
Le style en U est idéal pour les présentations et les vidéoconférences, qui ont tendance à se concentrer sur un seul orateur. La forme permet d’attirer l’attention sur l’avant de la salle ; elle est donc également idéale pour les appels vidéo.
4. Le style auditorium
Un auditorium est composé de plusieurs rangées de chaises placées devant une scène. Il permet à un grand nombre de personnes d’assister simultanément à un événement, bien qu’il ne permette pas la prise de notes ou la discussion entre les participants.
Le style auditorium convient si vous êtes adepte du partage des connaissances à sens unique, ou si vous organisez souvent des présentations audiovisuelles pour les webinaires. C’est également un bon choix pour une réunion publique ou l’enregistrement d’une réunion en ligne.
5. Le style salle de classe
Ce style combine des éléments des autres configurations. Si l’accent est mis sur un orateur central à l’avant de la salle, des bureaux sont disposés en rangées pour faciliter la prise de notes et les activités interactives. Ce style convient mieux aux petits groupes qu’aux grands.
Le style salle de classe est parfait pour favoriser la participation du public, mais il n’est pas idéal si vous souhaitez confier une tâche à un groupe plus important de personnes. En effet, la nature atomisée de l’installation rend ce type de participation entre pairs difficile.
6. Le style banquet
Le style banquet se compose de plusieurs bureaux plus petits, répartis de manière à accueillir jusqu’à huit personnes par bureau. Ces bureaux peuvent être équipés de chaises ou être autonomes. Ce style, qui se retrouve souvent dans des pièces de plus grande taille, est flexible quant au nombre de personnes qu’il peut accueillir.
Le style banquet tend à encourager un style d’événement moins formel. Il est généralement accompagné de services de restauration en salle de conférence (nourriture et/ou rafraîchissements) et il permet aux professionnels de se détendre après une matinée bien remplie. Le style banquet peut vous permettre d’explorer plusieurs sujets différents.
Aménagement de salle de conférence : comment l’améliorer ?
Maintenant que vous avez une meilleure idée du type de salle de conférence dont vous avez besoin, vous allez pouvoir vous pencher sur les détails à prendre en compte pour l’aménagement de votre salle de conférence.
La plupart des aspects à envisager tournent autour de la technologie dont vous avez besoin pour améliorer la salle. Si les technologies de pointe en salle de conférence ne sont pas forcément nécessaires, les six points suivants sont incontournables : suivez le guide !
Voir aussi : Nos conseils pour réussir votre prochaine visioconférence
1. Choisir le bon équipement pour votre salle de conférence
L’organisation de conférences modernes exige souvent que vous communiquiez avec des personnes extérieures. Il est donc essentiel de disposer d’un équipement de vidéoconférence. Vous devez être en mesure de parler à quelqu’un à distance par le biais de canaux audiovisuels, d’utiliser la messagerie texte et le partage de contenu ou d’écran.
Si vous organisez régulièrement des événements avec un grand nombre de participants virtuels, assurez-vous que vous disposez de la technologie nécessaire, aux niveaux matériel comme logiciel.
Vous utilisez un ancien système de conférence ? Pas de panique : notre service Room Connector vous permet de l’utiliser avec notre plateforme de réunion vidéo RingCentral à la pointe de la technologie. Vous bénéficiez ainsi du professionnalisme et de la productivité dont vous avez besoin, sans avoir à investir dans du nouveau matériel. C’est une bien meilleure option que d’utiliser Zoom ou Skype via un ordinateur portable ou un PC : ce sont des choix populaires pour des réunions en ligne impromptues ou des chats avec des clients individuels ou de petits groupes, mais ils sont pas spécifiquement conçus pour une utilisation professionnelle.
En outre, un dispositif spécifique d’affichage numérique (via un tableau blanc interactif ou un projecteur, par exemple) est important pour les réunions internes et externes. Un éclairage réglable peut faciliter la visibilité des présentations.
Un système de sonorisation complet – assorti de l’insonorisation correspondante – est également utile, d’autant plus que certaines de vos réunions seront confidentielles. De nombreuses prises de courant permettront enfin de recharger les appareils personnels.
2. Déterminer les équipements de salle de conférence indispensables
Certains équipements de salle de conférence sont toujours indispensables : les tables et les chaises, par exemple ! Côté tables, disposez plutôt plusieurs petites tables qu’une seule grande. Vous pourrez reconfigurer la salle pour l’adapter à différents types d’événements et jouer avec la capacité de la salle de conférence.
Vos chaises méritent également d’être examinées attentivement. Veillez à ce qu’elles soient confortables et à ce que le dossier soit bien soutenu. Les chaises à roulettes (qui peuvent pivoter) facilitent les déplacements et la collaboration pendant les réunions.
3. Assurer une bande passante suffisante
La plupart des technologies d’entreprise ont besoin d’une connexion Internet solide pour fonctionner, surtout avec un grand nombre d’employés. Votre salle de conférence ne fait pas exception à la règle : il est indispensable de disposer d’un bon Wi-Fi pour les activités en ligne. Sans cela, la communication en temps réel sera plus difficile.
Il y a plusieurs façons d’aborder cette question. La première consiste à équiper votre salle de conférence d’une connexion Internet câblée. Vous garantirez ainsi le bon déroulement des conversations à distance à tout moment. Les appareils sans fil (tels que les téléphones et les iPads) pourrontn également fonctionner de manière plus cohérente.
Si vous souhaitez une salle de conférence sans fil (ou si vous devez faire une présentation sans fil), vous pouvez envisager un SSID distinct ou un routeur à double bande. Vous aurez dans tous les cas une longueur d’avance : dans le cas du routeur à double bande, vous pourrez par ailleurs utiliser des bandes différentes pour différents objectifs, comme la diffusion de vidéos et l’activité mobile.
4. Faciliter l’utilisation de la salle
L’objectif ultime d’une salle de conférence est de faciliter la communication et la prise de décision, que ce soit par le biais de réunions vidéo ou de discussions de groupe. Vous pouvez faciliter cette tâche de différentes manières.
Commencez par indiquer clairement qui sont les utilisateurs de la salle. Un logiciel de gestion de la salle vous permettra de vous assurer qu’il n’y a pas de conflits ou de chevauchements de réservation de salle de conférence. Un affichage à l’extérieur de la salle (comme un tableau blanc) peut également indiquer clairement qui participe à une réunion et pour combien de temps. Cette confirmation visuelle peut aider les participants à respecter les horaires de réunion et à se concentrer.
Il est important d’apprendre à vos collaborateurs à utiliser la technologie installée en salle de conférence au vu de son importance actuellement. Présentez-leur les interfaces utilisateur et envisagez d’organiser une session de formation ou de leur fournir un document contenant des instructions d’installation. Assurez-vous que les utilisateurs de la salle de conférence disposent de tout ce dont ils ont besoin – ordinateurs, câbles et adaptateurs.
5. Choisir une bonne disposition
Chaque réunion ayant des besoins légèrement différents, et selon la capacité de la salle de conférence, vous devrez parfois réaménager la salle. C’est là qu’il est utile d’avoir plusieurs tables pour personnaliser la salle en fonction des différentes tâches à accomplir.
Si vous prévoyez de diviser les participants en petits groupes lors d’une réunion, optez pour le style carré creux. Par ailleurs, si vous savez qu’il y aura une composante vidéo, optez plutôt pour la salle de conférence ou le style en U.
6. Obtenir une assistance informatique pour la technologie des salles de conférence
En cas de problème (ce qui arrivera tôt ou tard), assurez-vous de disposer d’une bonne assistance informatique. Nous ne sommes pas tous des experts en technologie et en systèmes de sonorisation : le fait de pouvoir faire appel à un spécialiste de l’audiovisuel en entreprise vous évitera bien des maux de tête sur la durée.
Si vous disposez déjà d’un service informatique capable de gérer ce type de problèmes, parlez-en avec eux pour vous assurer que quelqu’un comprend votre configuration matérielle et les informer que leurs services peuvent être requis pendant la conférence.
Conclusion
Une bonne salle de conférence fait une énorme différence dans le fonctionnement d’une entreprise. Elle vous aide à mieux communiquer avec vos clients et vos collègues, à laisser une première impression positive et à améliorer l’expérience globale de la réunion. Ce qui est encore plus important si vous organisez régulièrement des réunions physiques en personne comme à distance.
Pour qu’une salle de conférence fonctionne correctement, son agencement doit refléter ses utilisations les plus courantes. Elle devra être dotée de tout l’équipement nécessaire pour remplir ces tâches, et vos collaborateurs disposer d’une formation pour l’utiliser correctement. Une fois ces conditions réunies, votre salle de conférence est susceptible de devenir un atout significatif pour votre organisation.
Si vous êtes une startup ou si vous souhaitez démarrer avec une nouvelle salle de conférence, découvrez notre service RingCentral Rooms. Facile à déployer et à gérer, il vous permet d’utiliser n’importe quelle salle avec le matériel de votre choix et il offre une sécurité complète pour assurer la sécurité de vos réunions.
Publié le 03 Jan, 2024, mis à jour le 20 Fév, 2024
