Dans un paysage technologique en constante évolution, c’est la stratégie qui détermine le choix d’une technologie. Mais dans le monde de l’organisation d’événements, la technologie doit non seulement servir la stratégie, mais aussi s’adapter à des tactiques qui évoluent chaque jour. Les organisateurs d’événements doivent régulièrement changer de format pour répondre à la demande du public ou à certains risques potentiels pour l’entreprise. Un événement en direct peut devenir hybride, un événement en présentiel basculer en virtuel. Les exigences tactiques varient grandement d’un type d’événement à un autre.
Aujourd’hui, plus que jamais, pour encourager la participation, les stratégies dans ce domaine doivent s’adapter pour tenir compte d’évolutions de fond : flexibilité du travail, restrictions sur les voyages, limitations en matière d’empreinte carbone, demande pour toujours plus d’accessibilité et d’inclusivité. L’adaptabilité est inscrite dans l’ADN des organisateurs d’événements. Les outils traditionnels répondent-ils à ces besoins ? Pas vraiment.
Les organisateurs d’événements et les spécialistes marketing ont besoin de solutions capables de prendre en charge différents formats ; d’applications plus intelligentes conçues pour tous les types d’événements, du webinar hebdomadaire aux conférences organisées sur plusieurs jours. Avec ces nouveaux outils, les équipes en charge du marketing ou de l’organisation d’événements évitent les coûts et le stress organisationnel de l’intégration de nouvelles fonctionnalités dans les logiciels qu’ils utilisaient jusque-là.
Heureusement, tout porte à croire que 2024 devrait être l’année où la technologie répondra enfin aux attentes et aux besoins du secteur du marketing et de l’organisation d’événements. L’IA permet de grandes avancées dans ce domaine, avec la fourniture d’une expérience qui devrait être bien meilleure pour les participants, les spécialistes marketing, les intervenants… Voici quatre tendances qui devraient marquer le secteur, parfois de manière inattendue, en 2024.
Tendance 1 : la prise en charge de tous les formats d’événements et de tous les styles de contenu
Les spécialistes marketing savent que l’organisation d’un événement réussi nécessite une planification réfléchie et une technologie intelligente. Or les plateformes traditionnelles utilisées pour la tenue d’événements sont rarement optimales en matière de marketing omnicanal, un besoin pourtant vital. Les organisations ont de plus en plus recours aujourd’hui au simulive, une approche reposant sur la diffusion d’éléments préenregistrés. Mais un point est essentiel : qu’il soit en direct ou non, tout le contenu doit avoir l’apparence du direct, avec un engagement et des interactions qui retiennent l’attention.
Sur la plupart des plateformes technologiques pour la tenue d’événements, la combinaison d’éléments en direct et préenregistrés n’est pas toujours convaincante, et peine à créer une expérience digne d’une émission de télévision sans faire exploser le budget de production. Un objectif complexe à atteindre.
En 2024, les plateformes devraient savoir gérer de manière fluide les cinq scénarios suivants :
- Diffusion/Simulive : Ces événements sont conçus pour une participation en présentiel, mais diffusés en live ou à la demande. Cas d’utilisation : lancement d’un produit.
- Live studio : Les intervenants s’adressent à un public restreint, devant eux, mais aussi à un groupe plus large de participants virtuels, comme dans une émission de télévision en direct. Cas d’utilisation : une grande annonce.
- Événement en simultané : Véritable événement hybride, avec des participants en présentiel et en distanciel assistant simultanément à un événement en direct, visualisant le même contenu et pouvant tous interagir. Cas d’utilisation : Présentations et sessions de conférences.
- Hub-and-Spoke : Type d’événement plus complexe, avec une localisation principale où sont basés une partie des intervenants et des participants, et des lieux de diffusion regroupant d’autres participants et intervenants en nombre limité, et où tout le monde peut interagir. Cas d’utilisation : Coup d’envoi d’une opération commerciale à l’échelle mondiale, événements pour les grands clients/partenaires, événements spéciaux (possiblement sur plusieurs fuseaux horaires et dans plusieurs langues).
- Événement sur site : Scénario traditionnel où les participants se réunissent en personne, font connaissance, se forment et échangent sans qu’il soit nécessaire de recourir à des éléments virtuels. Dans le monde d’aujourd’hui, il est essentiel de disposer de la flexibilité nécessaire pour basculer très rapidement vers le streaming. Cas d’utilisation : événement basique de networking.
Tendance 2 : personnalisation et engagement des participants grâce à l’IA
Tout d’abord utilisée pour les pages web et les e-mails, la personnalisation, pierre angulaire des stratégies marketing, s’est étendue au domaine des événements. L’IA devrait révolutionner les fonctionnalités de personnalisation, porter l’engagement à de nouveaux sommets et plonger les participants dans une expérience utilisateur inégalée.
Voici comment l’IA améliore l’expérience des participants :
- Sessions personnalisées : Dans l’océan des sessions et des intervenants lors de grandes conférences, l’IA est en mesure d’analyser les profils des participants et de recommander le contenu le plus pertinent. Non seulement les participants gagnent du temps, mais ils ont aussi plus de chances de trouver une réelle valeur ajoutée à l’événement.
- Networking intelligent : Sur la base du profil de l’utilisateur, de ses centres d’intérêt et son engagement avec les contenus, les plateformes boostées à l’IA peuvent suggérer d’échanger avec tel ou tel participant. Bon nombre de participants sont là pour nouer des contacts. Ces algorithmes de networking intelligents permettant de créer des liens contribuent donc à améliorer l’expérience de l’événement.
- Suivi ciblé : Ne vous contentez plus d’envoyer des messages génériques après un événement. Grâce au suivi ciblé, tirez parti de vos données pour adapter les messages à chaque participant. Qu’il s’agisse de recommandations de contenu personnalisées, d’offres exclusives ou de ressources pertinentes, faites en sorte que chaque interaction post-événement soit intéressante et puisse avoir un impact.
Tendance 3 : gains de productivité pour les organisateurs grâce à l’automatisation
La rapidité et l’efficacité sont des maîtres-mots dans l’univers de l’organisation d’événements. Ce qui nous amène à la troisième grande tendance : l’impact transformateur de l’IA sur la productivité grâce à l’automatisation. Les organisateurs d’événements naviguent dans une logistique complexe et jonglent avec de nombreuses tâches. L’IA peut leur apporter une aide précieuse en rationalisant les processus, en limitant les tâches manuelles et en les laissant se concentrer sur ce qui compte vraiment : la création d’expériences inoubliables.
Voici comment :
- Rédaction de haute qualité : Les nouveaux outils de rédaction basés sur l’IA peuvent aider les spécialistes marketing et les intervenants à rédiger des contenus percutants qui font le buzz avant l’événement et attirent des participants.
- Clips vidéo générés automatiquement : L’IA simplifiera grandement le marketing post-événement avec des éditeurs vidéo capables de produire automatiquement de petits clips vidéo percutants, spécialement conçus pour des canaux spécifiques. Réduisez le nombre d’heures passées à réécouter des enregistrements et à identifier les moments clés, et réutilisez le contenu de votre événement en quelques clics.
- Catégorisation des questions-réponses : L’IA est en mesure de classer les questions du public en temps réel. Un atout majeur pour les intervenants et les modérateurs lors des séances de questions-réponses.
- Analyse du ressenti : Bénéficiez de précieuses informations sur l’expérience des participants grâce à l’analyse du ressenti par l’IA. Adaptez vos stratégies et votre contenu en suivant le ressenti du public à partir de données en temps réel.
- Suivi ciblé : Personnalisez l’engagement après l’événement grâce à des stratégies de suivi ciblées. L’IA vous aide à adapter vos communications de suivi en analysant les données relatives aux participants. Recommandations de contenu personnalisées, offres exclusives, ressources pertinentes… Le suivi ciblé grâce à l’IA garantit que vos interactions post-événement ne sont pas seulement opportunes, mais qu’elles ont également un impact.
Tendance 4 : intégrations d’applications plus approfondies et plus pertinentes
Les spécialistes du secteur assistent à un changement de paradigme en matière d’intégration. L’époque des échanges de données peu exploitables est révolue ; nous entrons dans une ère de liens plus approfondis et plus pertinents entre les plateformes logicielles et les intégrations d’applications, qui permettront aux organisateurs d’offrir une expérience entièrement personnalisée.
Imaginez un monde où les outils de gestion des événements et de CRM s’imbriquent parfaitement, facilitant non seulement les échanges de données, mais aussi la préparation et la tenue des événements. Mises à jour dans les deux sens pour la synchronisation des deux systèmes, intégrations sur mesure pour anticiper et répondre aux besoins des utilisateurs… Autant d’améliorations qui changeront la manière de planifier, de tenir et d’analyser des événements.
Et mieux encore, la manière dont les participants vivront l’événement.
- API (interfaces de programmation d’applications) : Propulsez les équipes organisatrices d’événements dans un avenir où la personnalisation ne connaît pas de limites. Un avenir où les produits et les services sur mesure s’intègrent de manière transparente aux outils de gestion des événements, grâce aux API. Les processus d’intégration simplifiés permettront un déploiement rapide, en évitant le recours, souvent coûteux et chronophage, à l’équipe IT.
- Les techniques et améliorations offrant un accès direct à l’information (cartes de terrain, cartographie des données prête à l’emploi…), signent le début d’une nouvelle ère pour les spécialistes marketing, dans laquelle ils pourront naviguer sans effort dans leur paysage de données sur les événements, et bénéficier simplement d’intégrations et d’analyses de données en temps réel. Grâce à la plus grande agilité offerte par ces évolutions, les équipes marketing pourront s’adapter et innover plus rapidement que jamais.
- Les app stores des plateformes avancées de marketing événementiel révolutionnent l’univers de la personnalisation avec une offre de produits conçus pour améliorer l’expérience des participants et assister les organisateurs dans leurs tâches. Des sondages interactifs aux outils de collaboration immersifs en passant par les quiz qui encouragent l’engagement, les responsables marketing événementiel auront les moyens d’aller toujours plus loin dans la productivité et l’engagement.
L’univers de l’organisation d’événements traverse une profonde transformation grâce à l’IA. Expérience plus fluide pour les participants, parcours personnalisés, automatisation des tâches pour les organisateurs… L’IA bouleverse l’organisation et la participation aux événements.
Dans ce paysage dynamique, organisateurs d’événements sont des planificateurs, mais aussi des créateurs d’expériences inoubliables. L’IA n’est pas seulement un outil technologique : c’est un compagnon qui améliore l’engagement des participants, automatise les processus et crée des événements qui sortent de l’ordinaire.
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Publié le 25 Mar, 2024
