4 étapes faciles pour configurer une extension téléphonique pour votre entreprise

Dans cet article, nous aborderons les points suivants. 

• • Qu’est-ce qu’une extension téléphonique?
  • Téléphone virtuel ou extension ? 
  • Comment fonctionne une extension téléphonique ?
  • Extension téléphonique: les 4 principaux câbles 
  • Comment configurer un système téléphonique d’entreprise
  • Comment configurer des extensions téléphoniques pour entreprise avec RingCentral
  • Avantages d’une extension téléphonique
  • Extension téléphonique: questions fréquemment posées

La communication est un élément vital pour votre entreprise : un réseau de communication d’entreprise efficace saura connecter entreprise et clients, fournisseurs externes et collaborateurs internes. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la confusion peut être de mise pour vous comme vos clients, tant vous avez de numéros associés à votre ligne téléphonique. 

La solution la plus simple consiste à attribuer un numéro d’extension téléphonique à chacun de vos numéros de téléphone. Mais qu’est-ce qu’une extension téléphonique ? Quelles sont les exigences techniques et quels sont les avantages de l’adoption d’un numéro d’extension ? Comment attribuer une extension téléphonique ? Voyons ce qu’il en est.

Qu’est-ce qu’une extension téléphonique ?

En termes simples, une extension téléphonique correspond à un numéro de téléphone plus court que vous pouvez attribuer à une personne, à une équipe ou à un service. Par exemple, vous pouvez attribuer le numéro 001 à votre équipe de vente et de marketing, et le numéro 002 au service comptabilité. 

Ce numéro peut être utilisé comme un code court interne permettant à votre personnel de contacter facilement un collègue, ou il peut être ajouté à un numéro de téléphone existant afin qu’un client (ou un fournisseur) puisse joindre un interlocuteur directement sans passer par votre système de réception automatique lors d’un appel entrant. Par exemple, un client peut appeler votre numéro général puis, une fois connecté, ajouter #001 pour être directement mis en relation avec votre équipe de vente et de marketing.

Téléphone virtuel ou extension ?

La principale similitude entre ces deux types de numéros de téléphone est qu’ils permettent tous les deux de transférer un appel vers un terminal. Bien sûr, ils sont également tous les deux composés de chiffres, bien qu’un numéro d’extension ait tendance à être plus court qu’un numéro virtuel. Un numéro d’extension peut exister aussi bien pour les lignes fixes que pour les connexions à large bande. 

La principale différence est qu’une extension téléphonique virtuelle est le plus souvent directement associée à l’adresse IP d’un appareil particulier (ordinateur de bureau, téléphone de bureau ou appareil mobile). Si un client appelle ce numéro virtuel, l’appel est transféré vers cet appareil. Lorsque vous utilisez la VoIP pour appeler, cela signifie que le personnel peut utiliser le même numéro mais passer d’un appareil à l’autre. 

Un numéro de poste n’est pas directement associé à un appareil particulier ou à l’adresse IP qu’il utilise. Il peut toutefois faire partie de votre système VoIP global. Autre différence : la création d’un numéro virtuel est souvent payante, alors que celle d’un numéro d’extension est généralement gratuite. Cela dit, votre fournisseur de services peut fixer une limite à votre nombre d’extensions gratuites.

Comment fonctionne une extension téléphonique?

Le fonctionnement des extensions téléphoniques est relativement simple. Selon le système de numérotation des extensions, vous pouvez attribuer des numéros au personnel et aux services. Par exemple, vous attribuez le numéro 123 à Linda du service des ventes, et le numéro 135 à Robert du service des expéditions. Si vous n’avez attribué que des numéros individuels, Robert n’aura qu’à composer le #123 pour parler à Linda. 

Si vous avez également attribué des numéros de poste aux services, un numéro supplémentaire devra être ajouté. Si le département des ventes dispose de l’extension #10, Robert devra composer #10-123 pour être mis en relation avec Linda. 

Si un client essaie d’appeler Linda, il appellera votre numéro d’entreprise principal et ajoutera le numéro de poste approprié. Ainsi, si votre numéro professionnel est le 0141 999 999, l’appelant composera d’abord ce numéro, puis le #10-123 une fois qu’il sera connecté.

Les numéros de poste fonctionneront également si votre personnel se trouve dans des lieux géographiques différents. Si Robert n’est pas au même endroit que Linda, il pourra toujours la contacter en utilisant uniquement le numéro de poste si votre entreprise utilise la téléphonie sur IP et la  communication unifiée. 

Les numéros de poste signifient que tout appelant peut contourner votre réceptionniste virtuelle ou votre centrale téléphonique, et entrer directement en contact avec l’interlocuteur qu’il souhaite contacter. L’attribution de numéros d’extension spécifiques à différentes équipes ou à différents services est très judicieuse, non seulement en termes de flux d’appels, mais aussi parce qu’ils peuvent contribuer aux campagnes de marketing que vous menez.

Extension téléphonique : les 4 meilleurs câbles

1. moeverEx White RJ11 Plug Telephone Extension Cord, 25-Foot : un excellent choix de câble d’extension téléphonique avec intérieur en cuivre pour une meilleure connexion.
2. True Decor Black RJ11 Plug Telephone Extension Cord, 25-Foot : un kit de rallonge téléphonique de haute qualité qui permet de placer votre téléphone jusqu’à 25 pieds de la prise.
3. iMBAPrice Telephone Extension Cord, 50-FT : une extension de qualité supérieure avec adaptateur qui vous permet de connecter des téléphones dans différentes pièces.
4. Uvital Telephone Landline Cable Cord, 33-FT : un câble téléphonique de longueur moyenne avec plusieurs connecteurs qui fonctionne avec les téléphones, les télécopieurs, les modems et les répondeurs.

Comment installer un système téléphonique professionnel

1. Choisir un forfait de téléphonie d’entreprise : la première étape consiste à choisir parmi les fournisseurs pertinents l’abonnement qui convient le mieux à votre entreprise. RingCentral offre une variété de forfaits et de tarifs, qui commencent à 15,99 € par utilisateur et par mois. 
2. Attribuer des postes téléphoniques : déterminez les postes dont vous avez besoin et attribuez-les. Il peut s’agir d’extensions individuelles (numéro d’extension interne), d’extensions d’équipes et de départements, ou d’une combinaison des deux selon votre gestion des extensions internes et externes. 
3. Customiser les messages d’accueil : personnalisez tous les messages d’accueil que vous utiliserez, des messages vocaux individuels aux messages d’accueil pour les standardistes automatiques ou les services de réceptionnistes virtuels. 
4. Commencer à répondre aux appels : une fois la configuration terminée, vous pouvez commencer à prendre des appels. Il convient de souligner que vous pouvez assurer la portabilité de vos numéros existants avec RingCentral.

Comment configurer des extensions téléphoniques pour entreprise avec RingCentral

1. Obtenir un numéro de téléphone professionnel : une fois inscrit chez RingCentral, vous pouvez réclamer votre nouveau numéro professionnel ou demander la portabilité de votre numéro existant pour la commodité de vos clients et partenaires commerciaux actuels. 
2. Assurer la configuration des extensions téléphoniques multiples : une fois votre numéro de téléphone professionnel configuré, vous pouvez vous connecter en tant qu’administrateur et aller sur le portail d’administration des extensions téléphoniques. Une fois sur ce portail, vous pouvez définir un plan de numérotation des extensions et ajouter des utilisateurs (jusqu’à 25 à la fois), selon l’attribution de numéros d’extension et, le cas échéant, des postes spécifiques. Vous pouvez ensuite envoyer par courrier électronique des invitations à chaque utilisateur avec un lien d’activation. 
3. Configurer les menus d’appel : lorsque votre système de numérotation des extensions est entièrement configuré, vous pouvez passer à la configuration des menus d’appel. Il s’agira généralement de configurer tout système de réception automatique en SVI à plusieurs niveaux.  
4. Configurer le système de flux : utilisez les fonctionnalités avancées des extensions pour définir ce qui se passe avec les appels pendant les heures de bureau et en dehors. Il peut s’agir de personnaliser les messages d’accueil et de choisir les règles de renvoi d’appel.

Avantages d’une extension téléphonique

Les extensions peuvent être cruciales pour de nombreuses entreprises, tant pour celles qui comptent déjà un nombre important d’employés (ou plusieurs départements ou équipes différents) que pour celles qui prévoient de se développer de manière significative dans un avenir proche. Les fonctionnalités avancées des extensions facilitent la gestion de votre système téléphonique, mais elles peuvent aussi améliorer considérablement l’expérience des clients. 

Les principaux avantages de l’administration des extensions téléphoniques pour entreprise sont les suivants. 

• Amélioration de l’expérience et du service client : en lui permettant de contacter l’interlocuteur auquel il doit s’adresser, vous améliorez l’expérience du client tout en lui fournissant un meilleur service. 
• Amélioration de la communication interne : un numéro d’extension interne permet aux employés de communiquer plus facilement entre eux ou de transférer un appel en cas de besoin. Ils peuvent ainsi améliorer leur efficacité et la collaboration, ce qui est particulièrement utile lorsque le personnel travaille à distance ou en mobilité. 
• Rentabilité et commodité : la gestion des extensions internes et externes peut être un moyen économique de connecter des équipes distantes ou des filiales, et peuvent vous aider à créer des équipes utilisant des extensions communes.
• Amélioration de la productivité : grâce à de meilleures connexions et une meilleure sécurité des systèmes téléphoniques, vous rapprochez vos employés les uns des autres et de votre clientèle. Les clients et le personnel peuvent gagner beaucoup de temps en appelant en direct la personne à laquelle ils veulent parler : un routage efficace le permet sans avoir à passer par la case centrale téléphonique ou réceptionniste. 
• Meilleure gestion des appels : grâce aux extensions, vous pouvez gérer les appels internes et entrants de manière plus pratique et plus efficace. Les numéros étant courts et simples, il y aura probablement moins d’erreurs.

Extension téléphonique : questions fréquemment posées 

1. Quelle est la différence entre une extension limitée et une extension utilisateur ?

– Une extension limitée n’a que des fonctions limitées et elle n’est pas liée à un utilisateur spécifique. 

2. Puis-je assigner la ligne numérique illimitée d’un utilisateur standard à un poste limité ?

– Il n’est pas possible d’assigner la ligne numérique illimitée d’un utilisateur standard à un poste limité.

L’inverse est également vrai : il n’est pas possible d’assigner la DigitalLine d’un poste limité à un utilisateur standard.

3. Pouvez-vous attribuer d’autres numéros virtuels à un poste limité ?

– Oui, vous pouvez attribuer d’autres numéros d’extension téléphonique virtuelle à des extensions limitées.

4. Comment sont gérés les appels entrants sur un poste limité ?

– Tout appel entrant sonnera pendant 20 secondes (durée prédéfinie) sur l’appareil que vous avez attribué au numéro de l’extension limitée. S’il ne répond pas, l’appelant entendra une annonce (que vous pouvez personnaliser) avant d’être déconnecté.

En résumé 

Apprendre comment attribuer une extension téléphonique offre à votre entreprise de nombreux avantages ; la configuration des extensions téléphoniques contribue à améliorer votre téléphonie d’entreprise votre service à la clientèle. Avec RingCentral MVP comme système de base, les extensions vous permettent non seulement d’améliorer votre productivité, mais aussi de rendre l’ensemble de votre système de communication interne comme externe plus efficace. Elles permettent à vos collaborateurs de communiquer plus facilement entre eux et aux clients de s’adresser plus facilement aux interlocuteurs auxquels ils ont besoin de parler. 

Choisir de passer à un système d’extensions, pour les employés, les équipes ou les deux, signifie que vous allez, vous et vos clients, économiser du temps et de l’argent. Les flux de travail sont rationalisés et vous pouvez constater une amélioration globale des performances de votre entreprise. La première étape de cette amélioration consiste à choisir RingCentral comme fournisseur de communications unifiées.

Conclusion 

En conclusion, l’adoption d’un plan de numérotation des extensions robuste est cruciale dans tout système téléphonique professionnel. Elle s’inscrit dans le cadre plus large du réseau de communication d’entreprise, contribuant à une communication unifiée et efficace. La téléphonie sur IP, en particulier, offre une flexibilité et une intégration accrues, tout en renforçant la sécurité des systèmes téléphoniques. Ainsi, en choisissant le bon système, les entreprises peuvent assurer une gestion fluide et sécurisée de leurs communications internes et externes.

Publié le 22 Jan, 2024, mis à jour le 20 Fév, 2024