Les communications unifiées en tant que service ou UCaaS (pour Unified Communications As a Service) sont l’une des technologies les plus populaires sur le marché actuel. Selon une étude Nemertes, 29 % des entreprises utilisent déjà des solutions UCaaS. Le développement rapide du télétravail et la transformation numérique accélère encore plus l’adoption de ces outils de communication qui permettent aux employés d’échanger plus facilement tout en travaillant à distance.
Qu’est-ce que les communications unifiées ? Quels sont les avantages du UCaaS ? Comment adopter ce type de solutions ? Quels atouts pour les entreprises ? Découvrez dans cet article toutes les clés pour bien comprendre cette approche.
Qu’est-ce qu’une solution de communications unifiées ?
Les communications unifiées aussi appelées UC pour unified communications représentent un ensemble d’outils de communication qui donnent la possibilité d’établir des appels vocaux et vidéo. Ils simplifient l’échange et la collaboration entre équipes et optimisent l’intégralité du système téléphonique et informatique. La complexité et le coût de l’infrastructure informatique diminuent en même temps que les frais de maintenance ainsi que le besoin d’employés spécialisés en informatique.
Ces solutions de communication peuvent en effet être installées en interne, mais également être accessibles dans le cloud. Dans ce cas, c’est le fournisseur de services cloud qui s’occupe des considérations techniques pour mettre en place votre système UC. On parle alors de UCaaS.
L’UCaaS est un service dédié aux entreprises qui vise à simplifier les communications grâce à des solutions Cloud. Alors que « UC » désigne toujours « communications unifiées », l’aspect « aaS » (en tant que service) de la technologie signifie que celle-ci est disponible en tant que «SaaS », c’est-à-dire que vous pouvez l’utiliser «on premise » ou «à la demande ».
Comment la technologie UCaaS a-t-elle évolué ?
Le développement des systèmes UCaaS s’est accéléré ces dernières années avec l’émergence rapide de nouvelles fonctionnalités. De nos jours, offrir des communications unifiées dans le cloud ne signifie pas seulement donner accès à la voix et à la vidéo. Les fournisseurs UCaaS tels que RingCentral fournissent une grande variété d’outils de travail collaboratif et de communication, notamment :
- Des fonctions de collaboration d’équipe et de suivi des projets en cours
- Un centre de contact intégré et des fonctionnalités pour communiquer avec les clients
- Des APIs pour permettre une configuration et une croissance sur mesure
- L’IA et le machine learning avec des avantages comme le routage intelligent des appels
- Des outils de gestion du lieu de travail
- La VoIP
Une messagerie instantanée en ligne incluant le partage de documents et fichiers multimédias (images, vidéo…)
Les UCaaS fournissent aux utilisateurs des informations sur leurs collègues et sur leur disponibilité à tout moment. Ces solutions simplifient la communication entre plusieurs services de l’entreprise et s’intègre de manière transparente à de multiples solutions tierces (G Suite, Box, Salesforce, Microsoft Teams, Skype, Cisco…). De nombreux fournisseurs UCaaS travaillent également avec des revendeurs et des fournisseurs de services pour permettre l’intégration de supplémentaires comme le Wifi, la gestion du réseau ou une sécurité renforcée.
Le Cloud pour se préparer à l’avenir
Le UCaaS est une évolution majeure par rapport aux solutions de communications unifiées sur site. Bien que ces solutions internes aient aidé les entreprises à unifier leurs services, elles leur ont également demandé de gérer de nombreux aspects techniques et complexes. Les entreprises devaient investir beaucoup de temps et d’argent pour garantir la mise en œuvre et bon fonctionnement de leurs solutions.
Avec les communications unifiées sur site, la mise à jour des fonctionnalités, l’ajout de nouveaux utilisateurs et même les appels internationaux étaient un processus coûteux et compliqué. Le UCaaS élimine une grande partie des difficultés associées à ces anciens processus, ouvrant la voie à des modes de communication plus flexibles et plus avancés. C’est d’autant plus important dans un contexte où les employés sont de moins en moins au bureau. Ils peuvent par exemple être sur le terrain, en rendez-vous chez des clients ou à leur domicile tout en ayant besoin de communiquer avec leurs collègues.
Le UCaaS utilise le cloud pour apporter des moyens de communication évolutifs aux entreprises qui doivent s’adapter rapidement à de nouveaux challenges. Cette solution hébergée s’adresse aux entreprises de toute taille.
Les principaux avantages du déploiement du UCaaS
La demande pour le UCaaS a augmenté de manière significative ces dernières années. De plus en plus d’entreprises commencent à découvrir les avantages liés à l’utilisation du cloud pour leurs communications, tels qu’une :
- Réduction des coûts : comme vous n’avez pas besoin de matériel ou de maintenance sur place, vous pouvez réduire vos coûts de communication au minimum. Le modèle UCaaS offre un avantage considérable à votre équipe informatique, car il lui permet de passer plus de temps à se concentrer sur d’autres tâches plutôt que de s’occuper de la maintenance de vos outils de collaboration et communication.
- Évolutivité : avec le UCaaS, vous pouvez adapter vos outils de communication selon vos objectifs et attentes. Il est possible d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires et des lignes téléphoniques à votre système en quelques clics.
- Mobilité accrue : les employés d’aujourd’hui sont plus agiles que jamais. Le télétravail et les emplois multi-sites connaissent une augmentation très rapide. Le UCaaS garantit que les membres de votre équipe puissent accéder aux mêmes outils où qu’ils se trouvent. Que vous ayez des équipes au Japon, des bureaux aux États-Unis ou des agences en France, tous vos collaborateurs pourront échanger facilement depuis tout n’importe quel poste de travail, appareil et système d’exploitation. Même en déplacement, ils conservent un numéro unique, peu importe qu’ils appellent depuis une ligne de téléphonie fixe ou un téléphone mobile. Ils peuvent aussi recevoir des messages vocaux et y répondre par exemple par messagerie instantanée.
- Technologie à l’épreuve du temps : le monde du travail est en constante évolution. Les services de communication que vous utilisez actuellement ne seront peut-être pas les mêmes que ceux dont vous aurez besoin demain. Avec les solutions UCaaS, vous pouvez mettre à jour votre environnement de travail avec les innovations les plus récentes sans avoir à remplacer votre système existant.
- Productivité augmentée : la technologie UCaaS accélère et optimise les prises de décisions. Les outils de management sont simplifiés et réunis au sein d’une interface unifiée et intuitive. Les outils de travail collaboratif encouragent le brainstorming, les échanges d’informations et d’idées et le suivi des objectifs.
- Plus grande sécurité : les logiciels et technologies nécessaires aux UCaaS sont hébergés en dehors des entreprises, dans des data centers sécurisés et surveillés. L’essentiel des mises à jour, des correctifs et de la maintenance sont pris en charge par le fournisseur UCaaS. Ainsi même si un sinistre survient ou que vos locaux sont inaccessibles, vous pouvez toujours communiquer, à distance, avec vos équipes.
L’UCaaS sur le lieu de travail
L’UCaaS a un impact fondamental non seulement sur vos résultats, mais également sur la façon dont vos équipes travaillent et communiquent au quotidien. Lancer une vidéoconférence avec des employés à distance se fait simplement en cliquant sur un bouton ou sur un lien dans un outil de collaboration d’équipe comme RingCentral. Avant que le cloud ne se généralise, il était pratiquement impossible de démarrer une interaction vidéo de manière aussi rapide et transparente. Le UCaaS sur le lieu de travail offre également les avantages suivants :
- Communication multicanale : donnez à vos équipes la liberté d’échanger par la voix, la vidéo, la messagerie instantanée, la messagerie unifiée d’équipe ou d’intégrer toute autre plateforme de votre choix. Le passage d’un système de communication à un autre est facilité grâce à une interface unique. Les employés gagnent ainsi un temps précieux lorsqu’ils doivent sauter d’un ordinateur à un smartphone ou d’une conférence audio à une visioconférence voire à une webconférence.
- Fonctions de gestion du lieu de travail : combiné à des éléments tels que l’indication de présence des employés et les fonctions d’optimisation des ressources humaines, le UCaaS peut également aider les entreprises à mieux organiser leurs équipes, qu’il s’agisse de salariés travaillant en bureau ou à distance.
- Collaboration : grâce au UCaaS, tous vos salariés peuvent collaborer en temps réel et de manière transparente, en utilisant la messagerie instantanée, le partage d’écrans, et d’autres outils de travail. Il est plus facile que jamais de réunir votre équipe.
- Amélioration de la relation client : les communications unifiées en tant que service permettent aux employés d’être plus réactifs et flexibles face aux demandes de la clientèle. Elles proposent également des options qualitatives pour améliorer l’expérience client telles que la distribution automatique des appels, une messagerie vocale ou un standard interactif. L’expérience utilisateur est grandement enrichie aussi bien du côté des salariés que des clients.
L’UCaaS apporte de la simplicité et de la flexibilité aux organisations grâce à une rationalisation des outils et des coûts, une maintenance simplifiée et une accessibilité à tout moment. En limitant la dépendance au matériel physique, les entreprises peuvent davantage concentrer leurs investissements sur la technologie en elle-même. Le UCaaS permet de s’adapter à l’évolution constante des besoins des entreprises, ainsi qu’aux exigences des clients. RingCentral est l’un des leaders mondiaux du Magic Quadrant UCaaS de Gartner depuis 6 années de suite. Découvrez comment RingCentral peut vous aider à profiter de tous les avantages des communications unifiées.
Publié le 20 Août, 2020, mis à jour le 30 Nov, 2023
