Une communication efficace est essentielle au succès de toute entreprise. Une mauvaise communication entraîne des conflits, le non-respect des délais et le mécontentement des employés. Les collaborateurs doivent se sentir libres d’échanger des idées et de fournir un retour d’information à leurs collègues et à leur direction afin d’améliorer l’entreprise.
Les bonnes habitudes de communication au sein des équipes ne sont pas le fruit du hasard. Dans cet article, nous vous partageons 11 conseils pour aider les managers et les superviseurs à optimiser leur communication interne pour favoriser un environnement de collaboration au sein de leurs équipes et garantir la réussite d’un projet.
1. Communiquer à outrance
L’un des plus grands défis, en particulier pour les équipes à distance, est la communication. En fait, il est pratiquement impossible de surcommuniquer au sein d’une équipe à distance.
Même si cela ne résoudra pas tous vos problèmes, il peut être intéressant d’investir dans des logiciels ou des applications de communication, comme RingCentral. Ces outils font office de centre de communication et permettent aux utilisateurs de se connecter par le biais du chat, de l’audio et de la vidéo. Ces outils de communication d’équipe permettent aux équipes de télécharger, de partager et de modifier des fichiers au sein de l’outil. Le chef de projet et ses équipes restent ainsi connectées, les projets sont rationalisés et les communications sont efficaces et transparentes.
2. Établir un ordre du jour précis pour chaque réunion
Grâce à la technologie, il est facile de prendre contact avec ses collègues et les membres de l’équipe à tout moment. Les textes, les mails, la messagerie instantanée et les forums de discussion permettent de communiquer rapidement, quel que soit le fuseau horaire des collaborateurs.
Toutefois, les réunions restent l’un des moyens les plus efficaces pour communiquer des informations longues ou complexes. Pour éviter de perdre du temps ou de faire du surplace pendant la réunion, établissez un ordre du jour à l’avance.
L’établissement d’un ordre du jour précis avant chaque réunion garantit que le temps est utilisé efficacement et que tous les points sont abordés. Sans ordre du jour, les participants ont tendance à s’écarter du sujet et à manquer des informations importantes.
Chaque ordre du jour est différent, mais voici quelques questions qui vous aideront à planifier les grandes lignes de votre réunion :
- Qui prendra la parole ?
- Quels sujets doivent être abordés ?
- Quel est l’objectif de la réunion ?
- Combien de temps faut-il allouer à chaque orateur ? Par sujet ?
- Combien de temps faut-il pour les questions ?
- Quels documents doivent être distribués, le cas échéant, avant la réunion ?
- Comment les intervenants et les membres de l’équipe doivent-ils se préparer à la réunion ?
3. Fournir des mises à jour régulières de l’état d’avancement des travaux
Prendre régulièrement des nouvelles du projet et de la charge de travail est essentiel pour le bon fonctionnement d’une équipe. L’organisation de réunions quotidiennes ou de réunions hebdomadaires, que ce soit par le biais d’un outil de vidéoconférence ou d’un formulaire en ligne tel que JotForm, ou lors d’un appel récurrent avec l’ensemble de l’équipe ou des départements spécifiques, peut aider à résoudre des problèmes avant qu’ils ne deviennent sérieux.
Une communication interne constante, sous la forme de réunions de suivi régulières, peut mettre en évidence des goulets d’étranglement potentiels ou des problèmes dans les flux de travail. Une simple réunion de contrôle permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et est en mesure d’accomplir les tâches de la journée ou de la semaine.
Par exemple, vous pouvez assigner automatiquement à votre équipe un formulaire de trois questions chaque vendredi :
- Qu’ont accompli cette semaine les membres de l’équipe ?
- Qu’est-ce qui les attend la semaine prochaine ?
- Quels sont les obstacles ou les défis – s’il y en a – auxquels ils sont confrontés ?
4. Organiser des appels hebdomadaires individuels
S’il est important de rencontrer l’ensemble de l’équipe, il est tout aussi important de prévoir des réunions individuelles. Veillez, en tant que chef de projet, à réserver du temps chaque semaine pour parler à chaque membre de l’équipe.
Si la taille de votre organisation rend cette stratégie de communication difficile, vous pouvez organiser des réunions bihebdomadaires ou mensuelles. Il peut s’agir de discussions téléphoniques ou de visioconférences, mais il est préférable d’utiliser la vidéo dans la mesure du possible afin d’apporter un véritable lien humain à la conversation.
Lors de ces entretiens en tête-à-tête, vous pouvez parler à votre employé de tout : sa charge de travail, ses réflexions sur les politiques de l’entreprise, mais aussi ses ambitions de développement ou son sentiment d’appartenance au sein de l’entreprise. Prenez en compte les commentaires et suggestions, et mettez-les en œuvre dans la mesure du possible.
On ne saurait trop insister sur l’importance de ces entretiens. Ils constituent l’occasion idéale de découvrir les points forts, les ambitions et les idées de votre employé pour améliorer l’organisation au sein de l’équipe. Ils vous permettent également d’apprendre à connaître l’employé en tant que personne. Ils favorisent les relations et l’esprit d’équipe, et permettent à l’employé de savoir qu’il est écouté au sein de l’organisation.
5. Encourager les appels vidéo
Il est tentant d’éteindre la caméra et de se contenter de l’audio pour les conférences. Au début, il peut être un peu déconcertant de se voir devant une caméra. Cependant, le fait de se voir lors des appels est essentiel à l’établissement de relations dans le cadre de la gestion d’équipes à distance.
Les réunions d’équipe, les appels en tête-à-tête et les autres réunions professionnelles peuvent être organisés par le biais de chats vidéo en temps réel.
Cependant, la vidéoconférence est également parfaite pour les activités de “team building” et de renforcement de l’esprit d’équipe. Par exemple, les équipes éloignées peuvent échanger sur un projet commun, mais aussi, à tour de rôle, montrer à leurs collègues leur bureau, leur pièce préférée ou prendre une pause café devant la caméra. Lorsque les équipes ne travaillent pas ensemble dans un bureau physique, il peut être difficile de se connecter. Le fait de se voir et d’avoir un aperçu de l’espace de travail de chacun contribue à renforcer les liens entre les collègues, et à entretenir une communication efficace.
6. Identifier les objectifs de l’entreprise
Chaque entreprise a un ensemble de buts et d’objectifs communs. Ceux-ci varient en fonction de l’orientation de l’entreprise, mais ils doivent être clairement définis. Communiquez les objectifs communs établis à tous les membres de l’équipe pour vous assurer qu’ils ont tous le même état d’esprit et qu’ils travaillent pour atteindre le même objectif.
Par exemple, si vous êtes gérant d’une société d’assistance technique, l’un de vos objectifs pourrait être d’être réactif vis-à-vis des clients, dans la vraie vie comme sur les réseaux sociaux. Sachant qu’il s’agit de l’objectif de l’entreprise, vos employés seront plus attentifs à leurs notifications et seront plus enclins à répondre rapidement, ne serait-ce que pour informer le client que son message a été reçu et qu’il sera traité dans quelques minutes.
7. Envisager des « entretiens de rétention »
Peu de gens connaissent le concept des « entretiens de rétention » (“stay interview”), mais ils sont simples et font des merveilles en matière de maintien dans l’emploi. Il s’agit d’une discussion en tête-à-tête entre un responsable, un superviseur ou un chef de projet, et un employé apprécié. L’objectif est de découvrir ce qui incite la personne à continuer à travailler dans votre entreprise et la motive au quotidien. Il peut permettre de découvrir ce qui incite vos meilleurs employés à rester ou à partir.
Il est utile d’organiser ces entretiens semi-informels tous les ans et à la même période de l’année pour tout le monde. Vous n’avez pas besoin d’interroger tous les employés, mais vous devriez le faire à quelques semaines d’intervalle. Vous pourrez ainsi comparer vos résultats et mettre rapidement en œuvre les informations recueillies. Voici quelques questions que vous pourriez poser lors de l’entretien d’embauche :
- « Êtes-vous heureux de travailler ici ? »
- « Vous sentez-vous pleinement utilisé dans votre rôle ?
- « Si vous étiez votre supérieur, que feriez-vous différemment ?
- « Où aimeriez-vous être dans deux ans ?
- « Quelles sont les expériences positives que vous avez vécues ici et qui vous ont aidé à évoluer en tant que professionnel ?
- « Quel type d’expérience négative vous inciterait à chercher un autre emploi ? »
De nombreux salariés sont heureux de savoir que leur avenir au sein de l’entreprise et leurs commentaires sont pris en compte. Le simple fait de vérifier que votre équipe est satisfaite de son travail montre que vous vous souciez d’elle et de son évolution professionnelle. Ces rendez-vous diffèrent des entretiens annuels, plus formels et axés sur les missions en elles-mêmes.
8. Offrir des possibilités régulières de formation
La formation demande du temps, de l’argent et des efforts, mais l’investissement en vaut la peine. En offrant régulièrement des possibilités de formation, vous vous assurez que les membres de votre équipe se tiennent au courant des tendances liées à leur métier et améliorent leurs compétences, ce qui contribue à la croissance de l’entreprise. Si vous pouvez proposer des formations sur tous les sujets, des bases d’Excel aux techniques de codage avancées, c’est la formation à la communication qui est souvent négligée.
La formation spécifiquement axée sur une communication efficace permet d’améliorer la collaboration des équipes à bien des égards. Il est facile de trouver des cours de communication utiles sur des sites tels que LinkedIn Learning et Udemy. Ce type de formation permet d’améliorer la capacité à informer et à persuader, à envoyer des messages efficaces, à prendre la parole lors de présentations, à nouer des relations, à donner un retour d’information, etc.
Un autre type de formation qui peut s’avérer inestimable est la formation interdépartementale. Lorsque vous encouragez les employés de différents services à découvrir d’autres rôles au sein de l’entreprise, vous les mettez sur la voie de la réussite.
L’objectif n’est pas de pouvoir transférer quelqu’un dans un autre service. Bien entendu, si quelqu’un souhaite travailler dans un autre service, vous devez en discuter avec lui pour voir si cela se justifie. Mais l’objectif est ici d’ouvrir les canaux de communication et de donner aux membres de l’équipe un aperçu de la manière dont les autres départements s’intègrent dans l’organisation.
Par exemple, encouragez votre service marketing à discuter régulièrement avec vos développeurs. Si l’équipe marketing comprend mieux comment les fonctionnalités du logiciel sont fabriquées et fonctionnent, elle pourra mieux en vendre les avantages. Et inversement, si les développeurs savent comment le produit sera commercialisé, ils peuvent expliquer plus clairement les fonctionnalités à l’équipe marketing. Chaque partie peut apprendre de l’autre, ce qui permet de créer une expérience plus cohérente dans l’ensemble de l’entreprise.
9. Créer une boîte à idées virtuelle
Êtes-vous déjà allé dans un magasin ou un restaurant pour trouver à la sortie ou près de la caisse une boîte à suggestions ? Vous y remplissez un formulaire avec vos commentaires ou vos plaintes et vous le déposez dans la boîte ? Il s’agit du même concept. L’avantage d’une boîte à suggestions est qu’elle permet de rester anonyme. Vous vous sentez plus à l’aise pour laisser des commentaires honnêtes, surtout s’ils sont négatifs.
Cependant, lorsqu’il s’agit d’équipes distantes, il n’est pas évident de disposer d’une boîte de dépôt physique. Vous devez néanmoins protéger l’anonymat afin d’obtenir le retour d’information le plus honnête possible.
Un bon moyen de proposer une boîte à idées anonyme à vos employés est d’utiliser un formulaire en ligne ou un logiciel de création d’enquête comme JotForm. Cet outil permet de créer facilement une enquête en quelques minutes et laisse les membres de l’équipe soumettre leurs réponses dans l’anonymat. Il peut être utile d’inclure un mélange de questions à choix multiples et de questions ouvertes.
10. Célébrer les étapes importantes, les anniversaires et les victoires de l’équipe
Même si vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne pour célébrer des occasions spéciales, vous pouvez toujours stimuler le moral et encourager la communication en les célébrant virtuellement. Les petits gestes font une grande différence et contribuent à construire une communauté. Les gens se sentent ainsi appréciés et valorisés.
Pour célébrer l’événement avec des équipes distantes, il suffit d’annoncer l’étape importante par courrier électronique ou lors d’une prochaine réunion d’équipe. Vous pouvez même organiser un happy hour virtuel pour fêter l’événement. Vous pouvez également envoyer une carte-cadeau virtuelle ou un petit cadeau aux employés à l’occasion de cette journée spéciale. Il n’est pas nécessaire que ce soit coûteux. Il peut s’agir de quelque chose d’aussi simple qu’une carte-cadeau pour une tasse de café chez Starbucks.
11. Mettre en place un bulletin d’information d’entreprise
L’envoi d’une newsletter d’entreprise permet à chacun de rester en contact, de se sentir inclus et d’être informé des dernières actualités de l’entreprise. Les newsletters peuvent être envoyées chaque semaine, chaque mois ou à tout autre intervalle de temps correspondant aux besoins de votre entreprise. Bien qu’il n’y ait pas de modèle prédéfini à suivre pour une lettre d’information d’entreprise, voici quelques bonnes pratiques en matière de communication interne.
Cependant, trop souvent, les newsletters internes des entreprises finissent par être arides et ennuyeuses à lire. Au lieu de vous contenter de présenter les réalisations de votre entreprise et les modifications apportées à vos politiques de ressources humaines, amusez-vous un peu.
Par exemple, vous pourriez inclure une rubrique « Apprendre à vous connaître ». Chaque lettre d’information présenterait un employé différent et énumérerait des faits amusants le concernant, comme ses loisirs, le nom de son animal de compagnie, ses plats préférés ou l’endroit où il aimerait voyager. Vous pouvez encourager la participation en ne mentionnant pas le nom de la personne sur le profil et en laissant tout le monde deviner de qui il s’agit. Vous pouvez ensuite révéler le nom dans la prochaine lettre d’information.
En résumé, il existe de nombreuses façons d’encourager la communication et la collaboration au sein d’une organisation. Sachez que l’amélioration de la communication sur le lieu de travail est un effort de tous les instants. Évaluez fréquemment votre stratégie de communication et ajustez-la si nécessaire. Plus important encore, assurez-vous que vos employés savent que leurs commentaires et leur communication sont appréciés et pris en compte.
Publié le 18 Mai, 2023, mis à jour le 15 Déc, 2023
