Les outils collaboratifs en entreprise

Qu’est-ce qu’une plateforme de travail collaboratif ?

Une plateforme de travail collaboratif est une solution de communication permettant à des collègues travaillant sur un même projet de communiquer de manière efficace. Ces plateformes collaboratives permettent de distribuer les tâches, d’échanger des messages et de partager les documents nécessaires à la réalisation du projet sans avoir besoin de les joindre à un e-mail. Avec la diffusion du télétravail et l’expansion du cloud, ces logiciels collaboratifs sont devenus de plus en plus répandus car ils constituent une solution de communication idéale lorsque les collègues travaillant sur un même projet ne se trouvent pas au même endroit.

Cependant, chaque outil de travail collaboratif possède ses propres caractéristiques. Celles-ci peuvent dépendre du tarif auquel vous avez souscrit, mais pas seulement, puisque certains éditeurs de logiciel offrent des solutions sur mesure.

Quel outil collaboratif choisir ?

Comme vous vous en doutez, il existe de nombreux outils de travail collaboratif et il est donc important de savoir quel usage vous comptez faire de cette solution de communication. Souhaitez-vous simplement partager des fichiers ou dossiers avec vos collègues ou voulez-vous aussi pouvoir communiquer via la messagerie interne de l’outil collaboratif ? Voulez-vous qu’il s’intègre à votre serveur e-mail ? Allez-vous inviter vos clients à travailler sur la plateforme ?

Le choix d’un bon outil collaboratif est crucial pour votre entreprise parce que toute erreur dans le choix de l’outil aura un impact négatif sur la productivité de vos collègues. Il s’agit donc de prendre une décision mûrement réfléchie. Cependant, nombreux sont les éditeurs de logiciels de travail collaboratif à offrir une période d’essai gratuite pour vous permettre d’en évaluer les caractéristiques.

Par ailleurs, dans le cas de l’implantation d’une plateforme collaborative d’entreprise, vous pouvez choisir entre des solutions de communication tout-en-un, des outils de style « board » et des solutions cloud permettant uniquement le stockage de données.

dans le cas de l’implantation d’une plateforme collaborative d’entreprise, vous pouvez choisir entre des solutions de communication tout-en-un, des outils de style « board » et des solutions cloud. Cliquez pour tweeter

Les solutions de communication tout-en-un permettent à la fois le stockage de données, l’échange de messages via une messagerie interne et l’organisation de téléconférences ou de vidéoconférences. Ces solutions permettent l’intégration de votre serveur e-mail, voire de votre système de CRM ou tout autre application métier.

Les outils collaboratifs de type « board » sont quant à eux essentiellement utilisés pour la distribution de tâches entre les membres d’un même projet ou d’une même équipe. Bien que ne disposant pas d’une messagerie interne, ce type d’outil de travail collaboratif permet tout de même aux membres de l’équipe de communiquer par le biais de commentaires. De plus, il est également possible de placer les documents nécessaires au projet en pièce-jointe de chaque « card ».

Les outils de stockage de données ne permettent pas quant à eux aux utilisateurs de la plateforme collaborative de communiquer activement. Leur utilisation se limite donc au partage de documents, ce qui permet aux entreprises de créer un réseau dans le cloud.

Il est tout de même important de souligner qu’il est possible de combiner un système de stockage de données avec un « board » ou une solution tout-en-un. C’est à vous de voir quel outil de travail collaboratif vous conviendra le mieux.

Toutefois, qu’il s’agisse d’une solution de communication tout-en-un ou de plusieurs outils collaboratifs, une période d’adaptation est nécessaire suite à l’implantation de la plateforme collaborative. De plus, comme pour tout autre logiciel, le nombre de licences à votre disposition est limité et il est donc utile de réfléchir à qui aura le plus besoin d’utiliser votre outil de travail collaboratif.

Les avantages des plateformes collaboratives

Tous les outils de travail collaboratif quels qu’ils soient présentent de très nombreux avantages et très peu d’inconvénients. Non seulement ils permettent de répartir les tâches efficacement mais ils permettent aussi une meilleure collaboration avec les acteurs externes. Ils rendent possible l’envoi d’un compte-rendu détaillé des tâches accomplies au client et permettent une communication plus transparente entre tous les acteurs du projet. Il suffit juste de choisir le logiciel de travail collaboratif convenant le mieux aux besoins de votre entreprise.

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