La solution d’accueil téléphonique professionnelle : le standard virtuel

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Présentation automatique professionnelle,  musique d’attente,  journal d’appel ou  fonction de transfert d’appel, les avantages d’un standard téléphonique sont nombreux.

Le standard téléphonique : du manuel au cloud

Les origines du standard téléphonique

Le standard téléphonique est le plus ancien moyen utilisé pour connecter deux utilisateurs du téléphone. A l’origine, il nécessitait des opérateurs qui réalisaient manuellement les connexions entre les usagers. Vous passiez votre appel au standard, un opérateur vous répondait et vous connectait au destinataire demandé. 

Vous avez dû en voir la représentation dans des films situés entre le début du 20ème siècle et les années 60. C’est en 1888 que le standard téléphonique électromagnétique voit le jour grâce à Almon Strowger. Remplaçant les standards manuels petit à petit, il lui faudra attendre la fin des années 60 pour totalement s’imposer.

Ce standard restera dominant sous le nom de PABX (Private Automatic Branch eXchange ou autocommutateur téléphonique privé) jusqu’à la fin des années 90. Connecté au réseau téléphonique public, il nécessite une installation physique au sein d’une entreprise afin de gérer automatiquement les appels entrants et sortants.

La digitalisation du PABX

Avec les années 2000 et internet, le PABX cède sa place à l’IPBX (Internet Protocole Branch eXchange). Ici, le câble téléphonique traditionnel est remplacé par une connexion internet et la technologie VoIP. Pour résumer, la technologie VoIP digitalise et encode votre voix et la transmet à votre interlocuteur par un protocole internet (le fameux Internet Protocol ou IP). 

La transmission quasi instantanée est ensuite décodée à l’arrivée, décompressée puis retransmise en ondes sonores à l’oreille de votre correspondant. D’un bout à l’autre, l’expérience ne diffère pas d’un appel téléphonique standard.

Depuis une dizaine d’années, cette technologie est couplée avec l’innovation cloud pour devenir le Centrex IP ou Cloud IPBX. Cette fois-ci, en plus de passer par une connexion internet, le commutateur téléphonique n’est plus présent physiquement dans votre entreprise, celui-ci est fourni comme service par une entreprise tierce. C’est ce qui permet aujourd’hui à RingCentral de vous offrir un service de standard téléphonique d’entreprise complet où que vous soyez.

Pourquoi installer un standard téléphonique virtuel dans votre entreprise?

Une installation rapide, en ligne

Un standard téléphonique professionnel classique nécessite d’être installé dans vos locaux ; vous aurez en outre besoin de personnel qualifié pour le mettre en place, le paramétrer et l’entretenir au quotidien. Si vous n’avez pas d’équipe informatique, cela peut représenter d’importants coûts. 

Avec un standard téléphonique virtuel, aucune installation physique n’est requise. Toute la technique est hébergée dans le service cloud fourni par RingCentral. Tout se passe en ligne ! Vous pouvez souscrire au service, le paramétrer comme bon vous semble, ajouter ou enlever des fonctions. 

L’installation ne prend que quelques heures, le temps d’installer une application smartphone qui vous permet de gérer votre standard téléphonique VoIP au jour le jour et de la tester avec vos collègues. RingCentral gère tout l’aspect technique pour vous et adapte les capacités du standard à vos besoins. L’absence d’installation physique dans vos locaux rend également la résiliation du service possible en quelques clics.

Une fiabilité accrue

Le standard téléphonique virtuel ne dépendant pas des lignes téléphoniques physiques, le système se révèle plus fiable qu’un standard classique. Tant que vous avez une connexion internet, vous aurez accès à tous nos services.

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Un prix compétitif

L’argument choc arrivant toujours à la fin, le voici : le coût. Un système de standard téléphonique virtuel ne nécessite presque aucune infrastructure physique à installer et à entretenir. Son coût est bien inférieur à celui d’un système classique, que ce soit à l’installation, pour de la maintenance et même lors d’un déménagement ou lors de la résiliation du service.

Un système de standard téléphonique virtuel ne nécessite presque aucune infrastructure physique à installer et à entretenir. Cliquez pour tweeter

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Les fonctionnalités du standard téléphonique RingCentral

Des messages d’accueil personnalisés

La première impression compte ! Le service de standard téléphonique virtuel de RingCentral vous propose d’enregistrer votre propre message d’accueil afin de professionnaliser votre accueil téléphonique pour vos clients. Il est également possible de sélectionner une musique d’attente de votre choix afin de faire patienter vos interlocuteurs. Petit plus, vous pouvez paramétrer votre standard pour refuser les appels en dehors de certaines heures de travail avec un nouveau message. 

Un outil de routage efficace et pertinent

Un Serveur Vocal Interactif (SVI) vous apportera une efficacité accrue dans le traitement de vos appels. Cet outil vous permet de rediriger les appels vers l’interlocuteur de votre entreprise le plus à même de le traiter. Du schéma le plus simple (tapez 1 pour joindre le service client), vous pouvez évoluer vers des systèmes bien plus complexes afin de traiter des milliers d’appels quotidiens.

Un Serveur Vocal Interactif (SVI) vous apportera une efficacité accrue dans le traitement de vos appels. Cet outil vous permet de rediriger les appels vers l’interlocuteur de votre entreprise le plus à même de le traiter. Cliquez pour tweeter

Le but ici est de qualifier la demande au maximum pour que la personne qui décroche puisse la traiter le mieux possible. La difficulté est de réussir à le faire sans pour autant forcer vos contacts à passer à travers une infinité de filtres.

La fonctionnalité Click to Call

Le standard téléphonique virtuel vous donne également accès à la fonctionnalité « click to call » afin de renforcer l’expérience utilisateur. Votre numéro de téléphone sera affiché sur une ou plusieurs pages de votre site internet avec un lien direct permettant de lancer un appel lorsque l’utilisateur consulte votre site sur son smartphone.

Des statistiques complètes à portée de main

Le service RingCentral vous montre en quelques clics toutes les statistiques de votre standard. Délai moyen d’attente de vos interlocuteurs, délais de traitement des appels, taux de résolution suite au premier contact, taux de décroché. 

Tous les indicateurs sont disponibles afin que vous puissiez les suivre et tester la performance globale de votre standard téléphonique. Vous pourrez ainsi adapter votre message d’accueil, votre processus de routage d’appel ou votre musique d’attente en fonction et tirer le maximum de votre standard.

Il vous est possible de bénéficier de tous ces services où que vous vous trouviez. L’application pour smartphone vous permet de profiter du service en toutes circonstances, vous pouvez même déménager vos locaux en toute tranquillité !

 

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Yvanie Trouilleux

Auteur

    Yvanie Trouilleux est Product Marketing Manager pour RingCentral Office.

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