5 Bonnes Raisons d’Utiliser l’Extension RingCentral Google Workspace

Aucune entreprise technologique n’a aujourd’hui autant d’impact sur nos façons de vivre et de travailler que Google. Depuis sa création, il y a 22 ans, Google a révolutionné notre utilisation d’Internet sur beaucoup d’aspects, y compris dans l’entreprise.

Les offres de Google destinées aux professionnels, qui regroupent tout un ensemble d’outils (Gmail pour les e-mails, les calendriers partagés, les documents et bien d’autres fonctions encore) sous le nom de Google Workspace, remportent un succès croissant. Depuis novembre 2015 (alors que Google Workspace portait encore le nom de « Google Apps for Work » puis « G Suite »), le nombre d’utilisateurs payants a triplé, atteignant aujourd’hui 6 millions de comptes payants. Il y a de fortes chances que votre entreprise et d’autres sociétés avec lesquelles vous travaillez en fassent partie.

Mais comme avec n’importe quel autre outil favorisant la collaboration et la productivité, il existe peut-être des façons que vous ne soupçonnez pas de mieux l’utiliser pour rendre vos communications plus fluides et plus efficaces. Installer l’extension RingCentral Google Workspace Add-on est un moyen de décupler les avantages en termes de collaboration que Google Workspace vous offre déjà. Les avantages de l’extension RingCentral Google Workspace sont très nombreux; dans cet article, nous présentons les 5 principaux.

1. Envoyer un message à des collègues ou les appeler directement depuis Gmail

Les e-mails ont longtemps été le premier outil de communication au travail, et ce, pour de bonnes raisons : ils gardent une trace durable de ce qui a été dit et peuvent être envoyés à tout moment depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Mais les e-mails ont aussi leurs limites, et peuvent même être une cause d’insatisfaction chez vos collaborateurs.

Et pour cause : il est très simple de les ignorer. Une enquête montre ainsi qu’il arrive à 60,8 % des employés de ne pas répondre à des e-mails de temps en temps, souvent, voire systématiquement. Autre inconvénient : il est courant de mal interpréter le contenu d’un e-mail en raison de l’absence de tonalité et de contexte.

Si vous voyez qu’une discussion tourne en rond après plusieurs échanges par e-mail, vous avez donc tout intérêt à changer de mode de communication. L’extension RingCentral Google Workspace Add-on permet d’envoyer un message à des collègues ou de les appeler directement depuis Gmail, par exemple en rejoignant un appel ou une visioconférence instantanément, dès qu’une discussion par e-mail devient trop complexe.

2. Programmer des réunions directement depuis Google Agenda

Planifier des réunions virtuelles peut être un long processus. Il faut d’abord trouver un créneau qui convienne à tous, puis créer un événement dans le calendrier avant de trouver comment exporter correctement les détails de l’appel de la réunion depuis votre application de visioconférences vers votre invitation. Si vous faites une erreur à cette dernière étape, vous perdez énormément de temps au début de la réunion pour aider chaque participant à y accéder.

Avec l’extension RingCentral Google Workspace Add-on, tout est plus simple : vous pouvez créer une réunion et, en un clic, insérer directement dans votre invitation depuis Google Agenda tous les détails nécessaires, comme l’ID de la réunion et le mot de passe.

3. Consulter le statut de ses collègues

Quand nous avions tous un poste de travail fixe, passer au bureau d’un collègue pour s’entretenir brièvement avec lui lorsqu’on en avait besoin était facile. Maintenant que le télétravail est devenu la norme, il est plus difficile de savoir qui est disponible quand. Et quand deux personnes ont besoin de discuter d’un sujet de manière plus approfondie, par exemple via un appel audio ou une visioconférence, le simple fait de chercher un horaire qui convienne aux deux peut prendre énormément de temps.

En télétravail, il n’est pas possible d’utiliser des indices visuels (par exemple, voir qu’un collègue est au téléphone ou a fermé sa porte) pour déterminer le moment opportun pour des discussions spontanées. Mais l’extension RingCentral Google Workspace Add-on vous offre une excellente alternative : l’indication du statut de tous vos contacts RingCentral, avec comme modes possibles « disponible », « absent-e », « hors ligne » ou « ne pas déranger ».

4. Commencer à rédiger un e-mail depuis une fiche de contact RingCentral

RingCentral et Google Workspace se distinguent par une fluidité incomparable. En associant ces deux solutions, vous élargissez encore le champ d’application de RingCentral. Un exemple : dans certains cas, les e-mails sont le meilleur mode de communication, comme lorsqu’il faut envoyer des documents après une réunion. Avec l’extension RingCentral Google Workspace, vous pouvez le faire encore plus facilement en envoyant un e-mail directement depuis une fiche d’un contact RingCentral.

5. Accéder à l’historique des appels

Si la multitude d’options de communication en ligne est sans contexte un atout pour la collaboration, c’est aussi un cauchemar en termes d’organisation. Quand on utilise à la fois les e-mails, la vidéo, le téléphone et les SMS, il peut en effet être difficile de se rappeler ce que l’on s’est dit et où. L’extension RingCentral Google Workspace crée automatiquement un journal répertoriant tous vos appels : il est donc plus facile de retrouver une conversation importante.

Travailler efficacement avec l’application RingCentral

Les outils de collaboration sont essentiels au travail, en particulier avec la généralisation du télétravail. Mais ils sont aussi sources de complexité, car les employés sont contraints de recourir à de multiples applications pour répondre à leurs besoins. RingCentral aide les utilisateurs de Google Workspace à exploiter davantage et plus efficacement les outils auxquels ils ont déjà accès en connectant des fonctionnalités clés, leur évitant ainsi de devoir passer d’une application à une autre.

Avec l’application RingCentral, l’extension Google Workspace crée un dossier unique regroupant sur une même plateforme toutes les informations transmises à la fois par messagerie au sein des équipes, lors de visioconférences et via la téléphonie dans le cloud. Comme avec toutes les applications et intégrations RingCentral, l’extension Google Workspace est gratuite pour tous les utilisateurs.

Auteur

    Adrien is Content Manager at RingCentral Engage Digital. Through various formats, he develops content and stories helping companies provide the omni-digital experience expected by their customers. When he’s not busy writing, you will find him reading the latest customer care news or collaborating with digital experts.

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