Comment organiser une conférence téléphonique professionnelle

conférence téléphonique professionnelle

En 2020, la généralisation du télétravail a révolutionné la fameuse réunion hebdomadaire et autres réunions en entreprise. Conférence téléphonique, audioconférence, conf-call, téléconférence… Les termes pour désigner cette nouvelle configuration des réunions à distance en entreprise ne manquent pas.

Si elles offrent de nombreux avantages en évitant les frais de déplacement et limitant les temps de trajet, certains éléments incontournables doivent être pris en compte afin de s’assurer que votre audioconférence atteigne ses objectifs et réponde aux attentes des participants.

Préparez votre réunion téléphonique

Même avec un bon outil, pour bien réussir sa conférence téléphonique, quelques règles essentielles sont à respecter dans votre préparation.

Établissez un agenda

Pensez à bien déterminer l’ordre du jour et essayez de vous y tenir durant la téléconférence. Vous limiter à un seul sujet important par réunion vous y aidera. Créez un agenda et listez-y les points à aborder dans votre réunion, puis partagez-le avec les participants dans votre invitation afin que chacun puisse se préparer.

Vous pouvez aussi choisir de ne pas inclure le sujet de la réunion dans vos invitations afin de susciter une curiosité de la part de vos participants et ainsi obtenir un taux de participation plus important. Cette méthode est très efficace pour des réunions optionnelles – il est néanmoins plus intéressant de bien détailler l’ordre du jour si vous attendez une participation active de chacun.

Vous pouvez aussi choisir de ne pas inclure le sujet de la réunion dans vos invitations afin de susciter une curiosité de la part de vos participants et ainsi obtenir un taux de participation plus important. Cliquez pour tweeter

Sélectionnez votre audience

Inutile d’inviter tout le service pour une décision n’impliquant qu’une équipe, conviez seulement les personnes indispensables au bon déroulement de la réunion téléphonique. Invitez un représentant de chaque équipe si la conversation concerne plusieurs départements. Cela vous permettra de garantir un temps de parole suffisant pour tous et d’éviter des tours de table interminables.

Évitez les niveaux hiérarchiques trop différents parmi les participants, cela pourrait intimider les participants les moins expérimentés et limiter leurs interventions si leurs supérieurs hiérarchiques sont présents en nombre.

Assurez-vous d’une préparation technique rigoureuse

Les erreurs techniques peuvent vous faire perdre l’attention de votre audience en un rien de temps. Avant toute chose, vous devez maîtriser votre outil. Prenez le temps de l’utiliser seul pour vous familiariser avec toutes ses fonctionnalités. Informez les participants du logiciel que vous utiliserez, n’hésitez pas à expliquer rapidement son fonctionnement pour les nouveaux collaborateurs ou à leur envoyer des vidéos explicatives. Dans votre rappel de réunion, mentionnez la nécessité d’avoir une bonne connexion internet et son code personnel pour participer.

Les erreurs techniques peuvent vous faire perdre l’attention de votre audience en un rien de temps. Avant toute chose, vous devez maîtriser votre outil. Cliquez pour tweeter

Un petit mot sur les règles élémentaires d’une conférence téléphonique à plusieurs ne sera pas de trop : discipline au niveau de la prise de parole, utilisation du bouton mute, réglage au préalable du volume de son micro… autant de détails qui rendront votre réunion agréable pour tous. 

Choisissez les bons outils de conférence téléphonique

Les solutions basiques

Une session de brainstorming improvisée ou une réunion de dernière minute ? Vous souhaitez ajouter d’autres participants en pleine discussion avec des collaborateurs ?

Pas besoin de technologie de pointe, tout téléphone fixe ou portable classique suffit pour participer à une audioconférence. Pour des groupes de personnes autour d’un même terminal, des modèles spécialisés captant les voix dans un périmètre de 2 mètres existent. Comptez tout de même autour de 300 euros par équipement.

Concernant les tarifs des opérateurs, chacun possède ses propres offres, avec ou sans abonnement, des frais d’accès au service variables, la communication à votre charge ou à celle des participants ; les options sont nombreuses.

La solution RingCentral

Avec RingCentral, vous pourrez organiser vos réunions téléphoniques avec une simplicité et une flexibilité optimales.

  • Un système téléphonique unique, sur mesure et commun à toute votre entreprise.
  • Un code unique par organisateur et pour chaque participant pour un service de conférence téléphonique toujours disponible, sans besoin de prendre systématiquement de rendez-vous ou de bloquer des créneaux avec ses collègues. Plusieurs audioconférences peuvent s’organiser instantanément, au même moment et sans aucune interférence dans l’entreprise.
  • Pas de limite du nombre de conférences par utilisateur. De la simple discussion à deux aux événements plus importants, Ring Central permet une conférence fluide jusqu’à 1000 participants.
  • Téléphone mobile, tablette, ordinateur, le système est disponible sur toutes les terminaux, et accessible où que vous soyez, même à l’international d’un simple clic sur le lien d’invitation.
  • Une multitude de fonctionnalités intégrées à un service de CRM performant.
  • Un grand choix de matériel d’audioconférence disponible, téléphones portables, téléphones spécialisés, écrans…

Le système RingCentral s’adapte à votre entreprise et à ses besoins.

Maîtrisez le déroulement de votre réunion

Facilitez la ponctualité de chacun

Ne faites pas attendre les participants au bout du fil. Idéalement, les participants se connectent depuis l’endroit où ils se trouvent, les retards sont donc peu fréquents. Un rappel par email ou via une alerte la veille ou quelques minutes avant est préférable pour éviter les oublis. 

Animez la discussion !

N’oubliez pas que vous êtes l’animateur de la réunion téléphonique, c’est donc à vous de donner, reprendre et faire passer la parole. Vous vous devez de pouvoir identifier tous les participants à votre réunion. Écrivez une liste ou un « plan de table » pour suivre vos interlocuteurs au plus près et établissez les règles de prise de parole dès le début.

N’oubliez pas que vous êtes l’animateur de la réunion téléphonique, c’est donc à vous de donner, reprendre et faire passer la parole. Cliquez pour tweeter

En attendant certains retardataires et pour accueillir vos collaborateurs, lancez une petite phase d’échange informel. Cela vous permettra de créer un peu de complicité et de faire un repérage des voix. Puis démarrez la réunion à distance dès que tout le monde est réuni pour éviter que les débats ne partent dans tous les sens.

Captez et captivez votre audience

Plus votre réunion se prolonge et plus elle sera difficile à suivre pour les participants. En téléconférence, les participants ont une tendance naturelle à écouter, cependant la cacophonie peut vite arriver et est très difficile à maîtriser. Vous devez réagir rapidement à ceux qui coupent la parole ou interviennent sans se présenter. Pour chaque point ou question, essayez d’établir une file d’attente pour vos participants afin d’assurer un tour de table sans encombre.

Rendez la téléconférence productive en allouant des temps de parole et en les faisant respecter pour des échanges efficaces. Gardez en tête votre minutage et respectez-le le plus possible. 

Cadrez et compartimentez vos phrases pour être intelligible de tous et vous assurer une attention maximale. N’hésitez pas à vous entraîner pour avoir le bon débit et le bon ton (pour les conférences internationales, pensez à votre accent). Un ton trop mou ou trop bas et c’est la perte d’attention garantie. Un débit trop rapide et tout le monde sera perdu. Outil ultime pour s’améliorer : réécouter ses interventions. Peu agréable si l’on n’aime pas trop le son de sa voix, mais redoutablement efficace.

Pensez à remercier et envoyez un compte rendu de la réunion téléphonique

Comme pour n’importe quelle réunion classique, remerciez les participants avant de terminer puis occupez-vous de rédiger un compte rendu. Même si vous avez enregistré l’audioconférence, les décisions importantes se doivent d’être écrites noir sur blanc de façon concise pour un maximum de clarté. 

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Yvanie Trouilleux

Auteur

    Yvanie Trouilleux est Product Marketing Manager pour RingCentral Office.