Comment organiser un webinaire professionnel?

Suivre un webinaire confortablement de chez soi

Contraction de web et séminaire (ou seminar en anglais), le webinaire (webinar) est une solution pratique pour organiser des conférences à distance. Par la force des choses, c’est désormais le seul moyen d’engager un grand nombre de participants avec une présentation professionnelle sans enfreindre une mesure sanitaire ou une autre. 

Si les webinaires peuvent se faire avec une caméra, un micro et une connexion internet, une présentation professionnelle nécessite des outils adaptés. Avec de multiples fonctionnalités et une personnalisation poussées, même les plateformes de webinar les plus ergonomiques nécessitent un peu de pratique. Voici quelques recommandations pour bien organiser votre webinar sur une plateforme professionnelle.

Choisissez la bonne plateforme pour vos séminaires en ligne

Zoom, Skype, Google Meets ou Google Hangouts, les plateformes de webinar, gratuites comme payantes, sont nombreuses. Voici quelques points clefs à prendre en compte lors de votre choix.

  • la limite maximum de participants
  • la possibilité de passer d’un intervenant à un autre
  • les options de gestion des questions
  • la fonctionnalité de partage d’écran
  • la possibilité d’enregistrer l’audio et la vidéo
  • le coût global de toutes ces fonctionnalités

L’outil de séminaire en ligne RingCentral Webinar peut accueillir jusqu’à 10 000 participants et 500 présentateurs en direct. Vous pourrez choisir entre une présentation unique ou une séparation de type salon professionnel avec de multiples salles de conférence plus petites.

La plateforme de webinar vous offre un grand niveau de personnalisation, de votre formulaire d’inscription à vos emails d’invitation, de rappel ou de remerciements. En tant qu’hôte, vous aurez un contrôle complet sur les enregistrements de vos webinaires, les sondages en direct et l’intégration d’animations dans votre présentation.

En tant qu’hôte, vous aurez un contrôle complet sur les enregistrements de vos webinaires, les sondages en direct et l’intégration d’animations dans votre présentation. Cliquez pour tweeter

Femme présentant un webinar en ligne

Exploitez au mieux le potentiel de votre plateforme

Identifiez votre audience

Première étape essentielle, vous devez savoir à qui vous vous adressez. Connaître le profil type de vos cibles vous permettra de cerner leurs intérêts, ou les problématiques qu’ils souhaitent aborder. Présentation commerciale, session de formation ou démonstration d’un produit ou service, il est intéressant de connaître le statut des participants afin d’accorder les sujets que vous proposerez. Prospect en phase de découverte de vos produits et services, futur client en phase de closing, ou une équipe d’employés internes en formation, proposer le sujet qui leur correspond peut vraiment faire la différence. 

Attirez votre audience

Pour rendre visible votre webinaire et attirer une plus grande audience, pensez aux canaux de promotions que vous pourriez utiliser. Vous pouvez utiliser l’emailing, les réseaux sociaux ou créer une page internet dédiée ou intégrée à votre site. Réfléchissez aussi aux solutions payantes de promotions comme des campagnes LinkedIn ou Facebook. Pour un prix parfois très faible, les retours peuvent vous surprendre.

Pour rendre visible votre webinaire et attirer une plus grande audience, pensez aux canaux de promotions que vous pourriez utiliser. Cliquez pour tweeter

Ces actions de promotion peuvent être extrêmement redondantes, heureusement, la plupart des plateformes de webinar intègrent des outils vous permettant de rationaliser ces opérations. Créer des formulaires d’inscription personnalisés ou envoyer des relances automatiques et personnalisables par email peuvent grandement vous faciliter la tâche en vous permettant un gain de temps considérable.

Assurez le suivi post conférence

Le webinaire est terminé, mais votre tâche ne l’est pas tout à fait.

Utilisez les données collectées sur les participants pour analyser les statistiques de votre conférence et vous améliorer pour la prochaine. RingCentral intègre un outil statistique et commercial vous aidant dans cette tâche, en permettant de classer les participants en fonction de leurs actions pendant le webinar, votre prospection commerciale en sera accélérée.

Le webinaire est terminé, mais votre tâche ne l’est pas tout à fait. Cliquez pour tweeter

Il est important de garder contact avec les participants en fonction de leur investissement ou du potentiel de vente que vous leur avez attribué. E-mail de remerciement, invitation au prochain webinar, lien vers le replay ou un appel téléphonique direct font partie de vos options pour conclure votre webinar de manière efficace et positive.

 

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Yvanie Trouilleux

Auteur

    Yvanie Trouilleux est Product Marketing Manager pour RingCentral Office.